À propos du CFGT :
Le Centre francophone du Grand Toronto (CFGT) fournit une vaste gamme de services et de programmes aux francophones de la région du Grand Toronto (RGT) couvrant les soins de santé primaires, la santé mentale, l’aide à l’établissement à l’intégration des nouveaux arrivants et des nouvelles arrivantes, le soutien à l’emploi, le développement de la petite enfance et de la jeunesse, l’aide au logement, l’aide juridique, la lutte contre la traite des personnes ainsi que le bénévolat. Par son leadership, le CFGT contribue à une francophonie plurielle et inclusive en favorisant l'accès aux services en français dans 11 points de service de la région du Grand Toronto.
Description générale du poste :
Relevant du gestionnaire de l’accueil centralisé, l’agent.e de projet d’accueil centralisé et services à la clientèle, travaillera à faciliter l’accès et l’orientation des clients aux différents services du CFGT à travers l’accueil centralisé, ainsi qu’à la gestion du lot et du flux de matériel technologique mis à disposition pour prêt à notre clientèle francophone dans le besoin. Il (elle) travaillera en étroite collaboration avec les différents services pour s’assurer que les besoins des clients sont adéquatement couverts. Il (elle) collaborera à la mise à jour des outils et à la promotion de l’accueil centralisé auprès des clients et des partenaires. Il (elle) travaillera à la gestion des stocks de matériel, à la délivrance des produits selon les critères prédéfinis.
Responsabilités :
Orientation des clients et Gestion de la plateforme :
- Accueillir, orienter et accompagner les clients en s’assurant qu’ils complètent sans difficulté le formulaire de demande de service en ligne sur les tablettes disponibles ou au téléphone.
- Accompagner les clients des différents services pour l’orientation et le référencement interne au CFGT.
- Soutenir les équipes pour la prise en charge des demandes des clients lors d’absence d’agents de l’accueil centralisé ou en cas de fortes demandes.
- Gérer la ligne de soutien #8 pour aider les clients à remplir le formulaire.
- Gérer le compte de l’Accueil centralisé et les demandes pour la banque de prêt de tablettes (réception des demandes par courriel, rappel des clients, évaluation de ses besoins) et parfois aussi pour les autres services du centre selon les besoins ponctuels.
- Assurer un suivi hebdomadaire du rendement de la prise en charge auprès de chaque service, à l’aide d’un tableau de suivi des demandes.
- Soutenir le développement de la plateforme, veiller au bon fonctionnement de la plateforme (Dashboard et formulaire) de l’accueil centralisé et faire les suivis avec l’équipe IT des modifications et améliorations à apporter.
Diriger la planification, et le suivi du prêt et de la distribution d’outils numériques pour les clients éligibles, ainsi que des bons alimentaires d’urgence pour les services :
- Faire le suivi et planifier la distribution de bons alimentaires (incluant un bilan trimestriel et annuel de la distribution et de l’utilisation des bons alimentaires).
- Gérer la remise du matériel (tablettes) auprès des clients en s’assurant de compléter toutes les données requises dans le contrat de prêt et organiser la restitution du matériel par les clients en respectant les protocoles de restitution, d’évaluation et de réhabilitation du matériel en collaboration avec l’équipe IT.
- Assurer la bonne tenue et la sécurité du matériel dans le local dédié.
- Tenir à jours les fichiers de distribution.
Formation à l’utilisation de la plateforme et Promotion de l’accueil centralisé :
- Mise à jour de supports de communication de l’accueil centralisé et d’outils d’aide à l’orientation des clients en utilisant la plateforme Canva.
- Distribuer et assurer la disponibilité et le bon entretien du matériel de promotion de l’accueil centralisé dans les différents services.
- Assurer et tracer le suivi de formation de chaque nouvel employé du CFGT par des entrevues systématiques.
- Soutien à la formation des nouveaux agents d’accueil centralisé à l’utilisation de la plateforme et aux outils développés pour l’accueil centralisé.
- Promouvoir l’accueil centralisé auprès de notre clientèle en participant aux différents événements du Centre francophone, en présentiel ou en virtuel.
Soutien administratif :
- Recevoir et répondre aux demandes des clients via les différents canaux de communication du centre francophone (en ligne sur le système de l’accueil centralisé, par courriel ou au téléphone).
- Préparation des réunions et des comptes rendus de réunion.
Tâches connexes importantes :
- Participation à des événements communautaires afin de représenter les services du CFGT et orienter les participants.
- Suivi avec les gestionnaires et agents de l’accueil centralisé des questions et demandes concernant l’accueil centralisé.
- Contribution à des projets connexes en lien avec le développement de l’accueil centralisé et l’amélioration de la prise en charge des demandes.
