Agente administrative ou agent administratif - Sports et plein air

Ce poste comprend les tâches qui relèvent des différents secteurs du service, soit: direction, arénas, secteur aquatique, parcs, activités sportives et récréatives.

• Accueillir les visiteurs, recevoir les appels téléphoniques du service, répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service jugé apte à répondre ou communiquer les messages aux personnes concernées;
• Préparer la programmation des abonnements en ligne et regrouper l’information ;
• Soutenir la clientèle lors des inscriptions et des abonnements en ligne;
• Rédiger, saisir, mettre en page, réviser, corriger, photocopier ou numériser la correspondance, différents formulaires et autres documents du service;
• Saisir et transmettre les contrats de location à la clientèle et en faire le suivi ;
• Saisir, vérifier, ajuster et balancer les feuilles de temps des employés des différents secteurs du service dans le logiciel de paie Unicité;
• Préparer les dossiers des cours de formation aquatique, informer les participants, effectuer le suivi auprès du formateur et transmettre les résultats d’examen;
• Procéder aux inscriptions et percevoir les paiements des participants aux diverses activités et programmes dispensés;
• Aviser la clientèle lors de transfert ou d’annulation de cours/inscription ;
• Assurer le suivi des états de compte et les transmettre aux clients ayant un compte en souffrance;
• Préparer et transmettre à la trésorerie les demandes de remboursement, de paiement et de facturation ou autre;
• Apporter un soutien administratif à l’organisation et à la coordination des événements du service;
• Connaître et agir en conformité avec la politique en santé et sécurité au travail ainsi que le programme de prévention;
• Accomplir toutes autres tâches que pourrait lui demander son supérieur immédiat.

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation jugée équivalente;
• Avoir une expérience pertinente d’au moins trois (3) ans dans le domaine;
• Avoir une bonne capacité de production à la saisie et posséder une bonne connaissance de la Suite Office, d’Internet, d’Acrobat Pro et de Photoshop;
• La connaissance du logiciel de loisirs Ludik et de la Plateforme IC3 est un atout;
• La connaissance du logiciel Unicité est atout;
• Être autonome, avoir de l’entregent, de l’initiative et faire preuve de créativité;
• Maîtriser parfaitement la langue française;
• La connaissance de l'anglais est un atout;
• Être disponible pour travailler à l’extérieur des heures de travail.