Secrétaire de direction

Sous l’autorité du Supérieur général du Séminaire de Québec, la personne titulaire de ce poste assume des tâches variées liées aux activités cléricales et administratives. Elle travaille également en étroite collaboration avec le Directeur général, l’adjoint du Supérieur général et les membres des divers Services afin d’assurer le bon fonctionnement et la bonne gestion des opérations du Séminaire. Elle assure un rôle de soutien dans la gestion en effectuant un suivi rigoureux de différents mandats et dossiers.

• Reçoit et dirige les communications téléphoniques du Supérieur général et en assure le suivi ;
• Soutient, au besoin, le Supérieur général dans la gestion de son agenda ;
• Répond, selon sa compétence, aux diverses demandes adressées par téléphone, courriels ou autres ;
• Répond, selon sa compétence, aux diverses demandes des prêtres, des partenaires et des locataires et en assure le suivi ;
• Participe à la préparation et à la transmission des documents des Conseils, des Comités et des Assemblées générales du Séminaire (rédaction des procès-verbaux, résolutions, etc.) ;
• Gère l’ensemble des documents et informations reçus (Registre des procès-verbaux, registres prévus à l’article 16 de la Loi 281, les dossiers des prêtres, les procès-verbaux des rencontres des comités, etc.) ;
• Assure, au besoin, la logistique de diverses réunions et comités (réservations de salles, convocations Teams, etc.) ;
• Transcrit, rédige, corrige et effectue la mise en page de divers documents à l’aide d’outils informatiques et assure le suivi de la correspondance du Supérieur général ;
• Participe à divers mandats ou dossiers qui lui sont délégués dans le cadre du soutien à la direction (liste des contributions, liste téléphonique, SME-Info, etc.);
• Prépare les rapports ou documents requis par son supérieur immédiat ;
• Offre un soutien clérical au développement des œuvres du Séminaire;
• Accomplit toutes autres fonctions connexes à la demande de son supérieur immédiat ;