Secrétaire de direction

Sous l’autorité du Supérieur général du Séminaire de Québec, la personne titulaire de ce poste assume des tâches variées liées aux activités cléricales et administratives. Elle travaille également en étroite collaboration avec le Directeur général, l’adjoint du Supérieur général et les membres des divers Services afin de contribuer activement au bon fonctionnement et la bonne gestion des opérations du Séminaire. Elle assure un rôle de soutien dans la gestion en effectuant un suivi rigoureux de différents mandats et dossiers.

Principales responsabilités :

• Participe à la préparation et à la transmission des documents des Conseils, des Comités et des Assemblées générales du Séminaire (avis de convocation, ordre du jour, rédaction des procès-verbaux et des différentes résolutions, etc.) ;
• Gère et assure le classement de l’ensemble des documents et informations reçus (Registre des procès-verbaux, les dossiers des prêtres, les procès-verbaux des rencontres des divers comités, etc.) ;
• Veille au respect des échéanciers et assure un suivi rigoureux des livrables stratégiques;

• Reçoit et dirige les communications téléphoniques du Supérieur général et en assure le suivi et soutient également, au besoin, la gestion de son agenda ;
• Répond, selon sa compétence, aux diverses demandes adressées par téléphone, courriels ou autres ;
• Répond, selon sa compétence, aux diverses demandes des prêtres, des partenaires et des locataires et en assure le suivi ;
• Assure, au besoin, la logistique de diverses réunions et comités (réservations de salles, convocations Teams, etc.) ;
• Transcrit, rédige, corrige et effectue la mise en page de divers documents à l’aide d’outils informatiques et assure le suivi de la correspondance du Supérieur général ;
• Participe à divers mandats ou dossiers qui lui sont délégués dans le cadre du soutien à la direction (liste des contributions, liste téléphonique, SME-Info, etc.) ;
• Prépare les rapports ou documents demandés ;
• Offre un soutien clérical au développement des œuvres du Séminaire ;
• Accomplit toutes autres fonctions connexes ;