Benefits
Medical and paramedical expenses coverage
Social activities organized by the company
Description
Relevant de la vice-présidente infrastructures, opérations, environnement et rh, la personne titulaire de ce poste offre un support administratif et clérical à l’ensemble des départements de l’APTR dans l’exécution de leurs mandats.
- Élaborer ou participer à l’élaboration de documents des différents départements tels que baux et permis, lettres, rapports, appels d’offre, mémos, prise de notes et préparation de compte rendu. ,
- Assurer le suivi des mises en application des clauses des baux.
- Assurer un soutien administratif pour la gestion du foyer des marins. (Comptabilité, DAS et autres)
- Effectuer la mise en page, vérifier l'orthographe et la grammaire de documents.
- Effectuer de l’entrée de données et/ou aller chercher les données requises pour divers suivis
- Exécuter et assurer le suivi d'opérations administratives tel que les comptes de dépenses pour l’ensemble du personnel de l’APTR
- Coordonner des réunions et assurer la gestion, l’approvisionnement et la préparation des salles de réunions.
- Répondre au téléphone et filtrer les appels. Orienter les interlocuteurs vers la personne ou le service compétent. Prendre les messages et les transmettre.
- Accueillir les visiteurs et les clients.
- Assurer la réception et la distribution du courrier et s’occuper des envois postaux.
- Établir des itinéraires des voyages et faire les réservations nécessaires (inscription aux événements, réservations de voiture, d’hôtel, d’avion, etc.).
- Participer à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, conférence de presse, événements spéciaux, etc.
- Assurer un soutien administratif au centre d’expertise en logistique portuaire (paie, comptabilité payable et recevable, révision de documents et suivi pour le CA etc) (environ 6 heures semaines)
- Produire des cartes d’accès en l’absence de la technicienne comptable.
- Assurer certains suivis concernant les besoins informatiques.
- Assurer un support pour la gestion de l’agenda du VP développement stratégique.
- Toutes autres tâches connexes cléricales et administratives.
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Requested skills
Formation académique
Formation collégiale pertinente tel un DEC en bureautique ou en administration.
Expérience professionnelle et compétences
- Détenir un minimum de cinq (5) années d’expérience.
- Excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Connaissance des logiciels bureautique en usage et des technologies de l’information.
- Maîtrise de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit.
Habiletés et traits de personnalité
Le nombre élevé ainsi que la diversité des dossiers et de l’information qui transitent par ce poste de travail nécessitent les qualités suivantes :
- Sens de l’organisation, forte autonomie et un réel esprit d’initiative
- Adaptabilité, sens des priorités et de l’urgence
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Habiletés en communication et écoute active
- Bonne gestion des relations interpersonnelles
- Éthique professionnelle, discrétion, diplomatie et patience
Equal Opportunity Employer
This employer is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected factors. Disability-related accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.
Requirements
Level of education
College
Work experience (years)
3-5 years
Written languages
Fr : Advanced
En : Beginner
Spoken languages
Fr : Advanced
En : Intermediate
