Benefits
- Commitment to work-life balance
- Employee assistance program
- Employee referral bonus
- Insurance
- Pension plan
- Social activities organized by the company
- Telemedecine
- Salary To be discussed
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Full time
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Permanent job
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Day shift work
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Published since 2 day(s)
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1 position to fill as soon as possible
Description
Le technicien en contrôle documentaire joue un rôle crucial dans la fluidité des opérations en assurant que les documents nécessaires sont disponibles, à jour, et conformes, garantissant ainsi la qualité et la traçabilité des documents d’appels d’offres.
Tâches principales:
Sous la responsabilité du Directeur du bureau de soumissions, le titulaire du poste exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :
Gestion des soumissions et de la documentation :
- Gérer et trier la boîte courriel de soumissions, assurer le suivi rigoureux des appels d'offres en cours et effectuer les suivis requis;
- Centraliser, organiser, classer et codifier les documents techniques, administratifs et réglementaires selon les procédures établies;
- Mettre à jour le registre de soumissions;
- Remplir les documents administratifs nécessaires aux appels d'offres.
Conformité et traçabilité :
- Vérifier la conformité des documents aux normes et réglementations en vigueur;
- Maintenir les versions à jour et archiver correctement les versions obsolètes;
- Tenir un registre des documents entrants, sortants et révisés, et assurer la traçabilité des modifications.
Diffusion et transfert de l'information :
- Distribuer les documents aux équipes concernées et veiller à ce que les parties prenantes disposent des dernières versions;
- Organiser le transfert de l'information aux intervenants et gérer leurs accès (internes et externes);
- Chapeauter les plateformes de transfert d'informations externes (SharePoint) et effectuer le partage de documentation avec les partenaires externes.
Archivage :
- Gérer l'archivage électronique pour une conservation à long terme, dans le respect des procédures réglementaires garantissant la sécurité et l'intégrité des documents.
Soutien aux équipes :
- Soutenir les équipes d'estimation en préparant la documentation à présenter au client;
- Fournir un soutien aux équipes techniques et administratives en matière de gestion documentaire;
- Former et sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques.
Amélioration continue et assurance qualité :
- Analyser et optimiser le processus de soumission et proposer des pistes d'amélioration;
- Participer aux audits documentaires internes et externes;
- Collaborer avec les équipes qualité à l'amélioration des systèmes de gestion documentaire.
Work environment
Requested skills
- Détenir un diplôme en administration ou l’équivalent;
- Maîtriser la suite Microsoft Office et les autres outils (airtable, share point…) nécessaires à l’accomplissement des tâches;
- Avoir de la facilité à communiquer et à entrer en contact avec les gens;
- Avoir le sens des responsabilités et des priorités;
- Avoir le souci du détail;
- Être organisé;
- Être capable de gérer le stress;
- Avoir de l’expérience dans le domaine de la construction est un atout.
Equal Opportunity Employer
This employer is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected factors. Disability-related accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.
Requirements
Level of education
undetermined
Diploma
undetermined
Work experience (years)
3-5 years
Written languages
Fr : Intermediate
En : Beginner
Spoken languages
Fr : Intermediate
En : Beginner
Internal reference No.
10302-20260612001
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