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École nationale d'administration publique (ENAP)

Agente ou agent de secrétariat - Profil : Organisation académique

4750, avenue Henri-Julien, 5e étage, Montreal,QC
  • 25.27 to 34.25 $ per hour according to experience

  • 35.00 h - Full time

  • Permanent ,Telecommuting job

  • Day

  • 1 position to fill as soon as possible

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Benefits

Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, constamment en mode « recherche de solutions »? Vous possédez d’excellentes habiletés relationnelles, êtes organisée et aimez relever des défis ? Ce poste est pour vous !

SOMMAIRE DU POSTE

LIEU DE TRAVAIL : Québec, Montréal ou Gatineau, possibilité de télétravail, environ 2 jours par semaine en fonction des besoins

HORAIRE DE TRAVAIL : 35 heures/semaine de jour, u lundi au vendredi

SALAIRE : Classe C dans une échelle de salaire se situant entre 25,27 $ et 34,25 $ l’heure

STATUT DE L’EMPLOI : Poste syndiqué - régulier

SECTEUR DE TRAVAIL

Direction administration des études, équipe organisation académique (DAÉ)

CONTEXTE

Le mandat de la Direction administrative des études est de créer les conditions favorables au bon cheminement des étudiantes et des étudiants.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

La personne titulaire effectue diverses tâches de secrétariat relatives au suivi de processus administratifs. Elle assure la bonne marche des opérations de son unité.

De façon générale, la personne titulaire :
  • Prévoir les besoins des personnes qu’elle assiste, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives;
  • Recueillir diverses informations et les présenter sous les formes appropriées;
  • Tenir à jour et alimenter des banques de données;
  • Maintenir à jour le système de classement et appliquer la procédure d’archivage;
  • Gérer l’agenda, filtrer les appels et assurer la gestion du courrier et du classement;
  • Convoquer et organiser des réunions, rédiger les procès-verbaux et la correspondance;
  • Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes concernées;
  • Contribuer à la planification et à l’organisation matérielle d’activités ou d’événements.
Plus précisément, en fonction du profil, la personne titulaire sera amenée à :
  • Traiter et vérifier les demandes de remboursement de déplacements du personnel enseignant de la Vice-présidence aux affaires académiques et soutenir les enseignants dans la gestion de leurs remboursements;
  • Assurer le suivi clérical entourant les processus relatifs aux contrats d’enseignement et à divers paiements prévus dans les conventions collectives des enseignants;
  • Vérifier la réalisation des demandes dans le module des réclamations de dépenses ainsi que des formulaires et documents requis, et assurer l’exactitude, la conformité et l’exhaustivité de toutes les pièces déposées;
  • Assurer un haut niveau de conformité dans le respect des politiques, des directives et des exigences institutionnelles en vigueur;
  • Assumer des tâches cléricales en soutien à sa direction et à son unité (mise en page de documents, envoi de communications générales, préparation de formulaires et comptabilisation de réponses, commande de fournitures, gestion de la boîte courriel, etc.).

EXIGENCES

Scolarité

Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de 900 heures dans une discipline pertinente.

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’extérieur du Canada, vous devez joindre à votre candidature une copie de l’évaluation comparative d’études délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

Expérience

Minimum deux années d’expérience pertinente.
Une expérience dans un milieu universitaire sera considérée comme un atout.

Exigence spécifique

Maîtrise du français parlé et écrit.

Work environment

Work environmentsÉcole nationale d'administration publique (ENAP)0
Work environmentsÉcole nationale d'administration publique (ENAP)1
Work environmentsÉcole nationale d'administration publique (ENAP)2
Work environmentsÉcole nationale d'administration publique (ENAP)3

Requested skills

  • Rigueur et qualité du travail
  • Sens du service à la clientèle
  • Collaboration et travail d’équipe
  • Flexibilité et adaptation
  • Méthodologie, planification et organisation du travail
  • Sens des priorités

Equal Opportunity Employer

This employer is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected factors. Disability-related accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Requirements

Level of education

High school

Diploma

DES

Completed

Work experience (years)

0-2 years

Written languages

Fr : Advanced

Spoken languages

Fr : Advanced

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Internal reference No.

25-26-46

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