Assistant ou assistante greffière

TA CONTRIBUTION

• Assister la greffière, la remplacer au besoin dans la réalisation de certaines de ses fonctions administratives et responsabilités découlant de la loi et des mandats confiés par le conseil municipal et la direction générale;
• Coordonner le secrétariat général du conseil municipal et à cet effet, recevoir les documents qui seront à l’étude lors des séances et les analyser pour préparer le dossier, rédiger les ordres du jour et les résolutions, publier la documentation pertinente au conseil sans papier, puis convoquer les séances ou les réunions. À la demande de la greffière, assister aux séances du conseil : prendre les notes, rédiger les procès-verbaux ou les comptes rendus et effectuer les suivis aux personnes ou aux organismes concernés;
• Coordonner le processus d’adoption ou de modification des règlements en s’assurant du respect des formalités jusqu’à leur entrée en vigueur et veiller à leur mise à jour (rédaction, avis publics, tenue des registres, demandes d’autorisation, diffusion);
• Effectuer des recherches documentaires, en interpréter le contenu, rédiger des projets de règlements, d’ententes, de politiques, d’avis et autres documents légaux ainsi que la correspondance;
• Certifier des documents conformes, recevoir les affirmations solennelles, émettre des attestations de conformité à la réglementation municipale;
• Répondre et effectuer le suivi des demandes de diverses natures, notamment les demandes d’autorisations ainsi que des plaintes provenant des citoyens, les rencontrer, s’il y a lieu, afin de traiter les éléments du dossier relevant de ta compétence ou les diriger vers la personne ou le service concerné;
• Maintenir à jour tes connaissances juridiques ainsi que les outils informatiques utilisés dans le cadre de ton travail et formuler toute recommandation susceptible d’améliorer la prestation de service.