Description
Le Service des bibliothèques et archives de l'Université de Sherbrooke cherche une personne proactive pour assurer avec efficacité la gestion des paiements et des suivis budgétaires. Vous souhaitez mettre votre expertise au service de l'accès au savoir dans un environnement stimulant et collaboratif? Rejoignez-nous et contribuez à faire rayonner la mission universitaire!
Sous la direction de la personne supérieure immédiate, identifie, vérifie et autorise les pièces à payer. Effectue, à l'aide d'un progiciel de comptabilité, la saisie des données nécessaires à la mise à jour de la comptabilité.
Responsabilités
L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.
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Sous la direction de la personne supérieure immédiate, identifie, vérifie et autorise les pièces à payer. Effectue, à l'aide d'un progiciel de comptabilité, la saisie des données nécessaires à la mise à jour de la comptabilité.
Responsabilités
- S'assure que toutes les pièces à payer respectent les règlements et procédures de l'Université quant aux autorisations, à l'exactitude, à la validité et à la présence des pièces justificatives ou des bons de commande; s'assure du respect des échéanciers; autorise le paiement partiel ou final.
- Vérifie la conformité des factures émises par les fournisseurs avec les contrats, les bons de commande et les bons de livraison et prend les mesures appropriées en cas de non-conformité.
- Vérifie et corrige, selon les normes établies, les demandes de remboursement et les demandes de paiement.
- Prépare, vérifie et enregistre les paiements par traite et virement bancaire; s'assure de l'exactitude de la conversion monétaire, si nécessaire.
- Prépare et enregistre des données dans le système comptable. S'assure que l'imputation est faite aux bons comptes et dans la bonne période comptable.
- Communique avec les fournisseurs, la clientèle et les différentes unités administratives afin de recevoir et transmettre des documents ou de l'information permettant de régler des problèmes. Au besoin, effectue les recherches nécessaires.
- Vérifie les états de compte des fournisseurs, fait le suivi et solutionne les problèmes s'y rattachant.
- Enregistre ou modifie, en respectant les normes en vigueur, des informations aux dossiers informatisés tels que fichier des fournisseurs et fichier des personnes.
- Se tient au courant de l'évolution des politiques et règlements relatifs au fonctionnement de son secteur d'activités.
- Procède au classement et à l'archivage des documents selon les normes et procédures en vigueur.
- Utilise des appareils tels que terminal, micro-ordinateur, machine à écrire, calculatrice, photocopieur, télécopieur.
- Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.
L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.
Réception des candidatures
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton «Postuler».
La date limite pour postuler est le 10 septembre 2025 à 17 h.
Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.
