Description
Tu es une personne organisée, rigoureuse et tu aimes que rien ne tombe entre les craques? Tu veux jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement des achats de l'Université? Ce poste est pour toi!
En tant que commis à l'approvisionnement, tu seras au cœur des activités administratives de la section approvisionnement responsable : tu assureras notamment le suivi et la relance des commandes, la gestion des données fournisseurs au système financier et la communication avec les fournisseurs et partenaires internes. Tu contribueras activement à la fluidité des processus d'achat. Ton sens du détail et ton efficacité feront toute la différence.
Sous la direction de la personne supérieure immédiate, effectue des tâches administratives reliées aux activités du secteur des approvisionnements; accueille et dirige les visiteuses et visiteurs; reçoit, transmet et fait des appels téléphoniques.
Responsabilités
1. Collecte les données nécessaires à la production de divers documents tels que tableaux comparatifs de prix, appels d'offres, rapports statistiques; Prépare et dactylographie ces documents.
2. Génère les bons de commande et s'assure de leur transmission aux fournisseurs concernés. Compile et conserve les statistiques se rapportant à ces transmissions.
3. Vérifie divers documents, tels que réquisitions d'achats, bons de commande, contrats; informe les personnes concernées par les erreurs et procède aux corrections relevant de sa compétence.
4. Enregistre de nouvelles informations au dossier informatisé, retranche les données désuètes, interroge ou modifie l'information déjà en mémoire. Vérifie les données et corrige les erreurs de codification manifestées en cours d'opération.
5. Participe au processus d'ouverture des soumissions; procède, à la fin de la période de soumission, à leur enregistrement.
6. Ouvre et identifie les dossiers d'achats; s'assure de la présence des pièces requises.
7. Communique avec diverses personnes telles que les requérantes et requérants, les compagnies, les donatrices et donateurs afin d'obtenir ou de fournir des informations; au besoin, effectue des recherches.
8. Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages. Convoque les participantes et participants aux réunions.
9. Tient à jour divers fichiers tels que le fichier des compagnies, le fichier des produits, en respectant les normes en vigueur.
10. Effectue des vérifications et des calculs tels que taxes, escomptes, taux de change; prépare divers tableaux et rapports.
11. Accueille les visiteuses et visiteurs, donne des renseignements généraux concernant les politiques, procédures et normes en vigueur dans son secteur. Trouve les solutions aux problèmes particuliers ou réfère la clientèle à la personne responsable.
12. Dactylographie divers documents tels que lettres, rapports, tableaux.
13. Reçoit, trie, distribue et expédie le courrier. Effectue des travaux de photocopie; trie, pagine et assemble divers documents.
14. Classe des documents tels que dossiers, catalogues, réquisitions d'achat, soumissions, correspondance selon un système établi et tient à jour les tableaux d'affichage.
15. Tient à jour l'inventaire du matériel et des équipements de son secteur. Voit à l'approvisionnement des fournitures de bureau.
16. Utilise des appareils tels que micro-ordinateur, terminal, machine à écrire, calculatrice, photocopieur, télécopieur. Voit à leur entretien courant et fait des appels de service lorsque requis.
17. Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.
18. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
19. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.
À titre d'informationL'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.
Réception des candidatures
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton «Postuler».
La date limite pour postuler est le 22 septembre à 17 h.
Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.
