Description
Organisation, rigueur et sens de l'initiative vous définissent? Mettez vos talents au service du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante en occupant un rôle clé où chaque journée apporte son lot de défis, de coordination et de collaborations enrichissantes. C'est l'occasion d'ajouter votre nature à la nôtre!
En tant qu'assistante administrative ou assistant administratif, vous assisterez la personne supérieure immédiate dans l'accomplissement de ses responsabilités et de ses mandats spécifiques, par une prise en charge de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante.
Responsabilités
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En tant qu'assistante administrative ou assistant administratif, vous assisterez la personne supérieure immédiate dans l'accomplissement de ses responsabilités et de ses mandats spécifiques, par une prise en charge de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante.
Responsabilités
- Participe à l'administration du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante : gère l'agenda, prend et fixe les rendez-vous, organise des rencontres et réunions en fonction des priorités de la personne supérieure immédiate.
- Prépare et recueille les documents requis relativement à la tenue de réunions et d'assemblées diverses et voit à l'organisation matérielle et logistique de celles-ci.
- Reçoit, collige adéquatement l'information et dirige les appels téléphoniques aux intervenantes et intervenants appropriés, répond aux demandes des interlocutrices et interlocuteurs, prend connaissance du courrier et gère la boite courriel du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante, fournit des renseignements et des réponses, écrites et verbales, à partir des politiques, des règles et des pratiques administratives en vigueur ou de toute autre documentation pertinente.
- Tient à jour la comptabilité du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante, traite les transactions, utilise les systèmes financiers et les applications informatiques institutionnelles et de bureautique.
- Maintient un procédurier et documente les échéanciers couvrant les activités importantes du poste afin d'assurer la continuité des opérations du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante et une relève immédiate en cas de situations urgentes ou d'absences prolongées, en plus de veiller à l'amélioration continue des méthodes de travail.
- Assiste la personne supérieure immédiate dans la réalisation de tâches et mandats spécifiques et assure les suivis relatifs.
- Assiste la personne supérieure immédiate dans l'application de processus administratifs liés à son mandat.
- Coordonne la mise en œuvre de projets variés tels réaménagements, organisation de rencontres, événements sociaux, et occasionnellement, participe à des comités institutionnels.
- Assume toute autre responsabilité relevant de sa compétence confiée par sa supérieure immédiate.
Échelle de traitement du personnel de soutien non syndiqué, classe A8
(5 échelons répartis entre 66 372 $ et 79 957 $)
Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au vendredi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h.
Réception des candidatures
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton «Postuler».
La date limite pour postuler est le 27 octobre 2026 à 17 h.
Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.
