Commis administratif

REMPLACEMENT CONGÉ DE MATERNITÉ LONGUE DURÉE (1-2 ans)
Résumé de la fonction

Le ou la titulaire de ce poste est responsable de diverses tâches administratives, telles que la gestion des documents, la prise de rendez-vous, d’appels et est un soutien essentiel aux opérations du bureau.

Principales responsabilités et tâches

• Vérifier les appels CAA des deux entreprises de remorquage;
• Vérifier et autoriser la libération des véhicules saisies et remisés et effectuer la vérification de ces appels dans Towsoft;
• Garder à jour différents fichiers Excel et transcription de données;
• Répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne concernée;
• Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique;
• Classer certains documents et tenir à jour différents dossiers;
• Tenir l’inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin et veiller à ce que l’entretient de l’équipement de bureau soit effectué;
• Trier, vérifier et traiter des reçus, des dépenses, formulaires et autres documents;
• Effectuer des tâches générales de comptabilité, telles qu’enregistrer les factures et les paiements et préparer les dépôts bancaires;
• S’assurer de l’exactitude des factures fournisseurs enregistrées en comparant avec les états de compte et préparer le dossier permettant l’approbation du paiement;
• Effectuer un suivi serré sur l’âge des comptes à recevoir et contacter les clients pour s’assurer de recevoir le paiement dans le délai convenu;
• Préparer les documents afin d’aider à réaliser la fin de mois et répondre aux questions qui suivent la fermeture du mois;
• Toutes autres tâches connexes.

Principales compétences requises

• Connaissances dans le secteur du transport/remorquage;
• Capacité à gérer un volume élevé d’appels et de demande en même temps et à travailler sous pression;
• Connaissances des suites Microsoft Office;
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie;
• Faire preuve d’une bonne écoute et doit avoir une certaine facilité à communiquer;
• Faire preuve de diplomatie, contrôle de soi, jugement et discernement;
• Travail d’équipe;
• Gestion du temps et des priorités.