Titre du poste : Adjointe administrative
Supérieur immédiat : Responsable administratif / Direction
Mission
Sous la supervision du responsable administratif, l’adjointe administrative assure un soutien essentiel aux opérations administratives et au service à la clientèle. Elle agit comme premier point de contact entre l’entreprise et sa clientèle, contribuant activement à la qualité du service offert et à la satisfaction des clients. Elle veille également à soutenir les équipes internes dans la gestion documentaire et l’organisation administrative des projets.
Responsabilités principales
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Assurer l’accueil téléphonique et répondre aux demandes des clients de manière professionnelle et courtoise;
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Agir comme lien entre l’entreprise et la clientèle afin de favoriser une relation de confiance durable;
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Recevoir, traiter et assurer le suivi des commentaires, demandes et réclamations des clients;
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Répondre aux demandes dans les meilleurs délais avec diplomatie, patience et efficacité;
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Soutenir les responsables de projet dans la préparation et la mise en forme de documents (mise en page, correction et révision);
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Participer à la rédaction et à la mise à jour de manuels d’utilisation et de documents techniques;
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Gérer la correspondance entrante et sortante (postale et électronique);
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Assurer le classement, l’organisation et la mise à jour des dossiers administratifs;
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Effectuer diverses tâches administratives liées au bon fonctionnement de l’entreprise;
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Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au soutien administratif.
Exigences du poste
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Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou une formation en secrétariat, bureautique ou administration (atout);
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Expérience en service à la clientèle ou en soutien administratif (atout);
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Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);
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Excellente maîtrise du français écrit et oral;
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La maîtrise de l’anglais constitue un atout selon les besoins de l’entreprise.
Compétences et aptitudes recherchées
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Excellentes habiletés de communication et sens du service à la clientèle;
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Diplomatie, patience et professionnalisme;
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Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
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Autonomie et rigueur dans le travail;
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Souci du détail et esprit méthodique;
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Capacité à travailler en équipe;
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Bonne gestion des priorités et respect des échéanciers;
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Attitude positive et orientée solutions.
Conditions particulières
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Travail principalement en bureau;
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Utilisation quotidienne de l’ordinateur et des outils bureautiques;
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Gestion simultanée de plusieurs demandes et interruptions fréquentes;
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Travail en contact direct avec la clientèle.
Indicateurs de succès
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Qualité et rapidité du traitement des demandes clients;
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Niveau de satisfaction de la clientèle;
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Exactitude et qualité des documents produits;
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Respect des délais dans le suivi administratif;
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Efficacité dans la gestion des priorités;
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Organisation et mise à jour rigoureuse des dossiers;
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Contribution au bon fonctionnement administratif de l’entreprise.
