Description
À propos de StaffNation
StaffNation est un hub de talents technologiques et de conseillers d’affaires qui propulse les PME grâce à l’implantation de solutions numériques nouvelle génération (ERP Odoo, automatisation M365, BI). Notre mission : libérer la puissance collective des talents, dans un cadre qui incarne nos Trois Piliers — intégrité, solidarité d’équipe, responsabilité partagée.
Véritable pivot organisationnel, l’Adjoint(e) administrative & chargée de projets internes assure la fluidité des opérations quotidiennes et le suivi méthodique des livraisons. Elle orchestre la gestion documentaire, la coordination logistique et le contrôle des portefeuilles projet afin de permettre aux experts StaffNation de rester concentrés sur la valeur livrée aux clients.
Volet Administration
-
Remplir et monter les dossiers de subventions et programmes gouvernementaux (ESSOR, PCAN, crédits d’impôt numériques, etc.) ; assurer le suivi des échéances et des livrables exigés.
-
Préparer, mettre en forme et diffuser présentations, procès-verbaux et rapports de direction.
-
Superviser le cycle complet des approbations et signatures numériques (DocuSign).
-
Planifier les agendas de la direction, organiser la logistique des événements virtuels et gérer l’inventaire d’équipement télétravail.
Volet Projet
-
PMO light — créer et tenir à jour les tableaux de bord projet dans l’outil de gestion interne (Teams Planner / Monday / Asana) : jalons, budgets, % d’avancement, risques.
-
Consolider les feuilles de temps et alimenter les KPI (heures, marge, vélocité) pour les scrums hebdomadaires.
-
Préparer les revues de sprint, diffuser les comptes-rendus et suivre les actions correctives.
-
Coordonner l’onboarding client / équipe : accès, modèles, checklist d’assurance qualité et plan de communication.
Volet Finances & conformité
-
Préparer bons de commande, saisir factures et suivre les comptes fournisseurs / clients dans le système comptable interne.
-
Maintenir la documentation de conformité (Loi 25, RGPD) et appuyer les audits ISO internes.
-
Relancer les comptes à recevoir et produire le reporting hebdo de trésorerie pour la direction.
-
Diplôme collégial ou universitaire en administration, bureautique, gestion de projet ou comptabilité.
-
5 à 8 ans d’expérience dans un rôle administratif et/ou de coordination de projet (TI, services professionnels, cabinet-conseil).
-
Maîtrise de Microsoft 365 (Teams, SharePoint) ; connaissance d’un ERP ou d’un outil de gestion financière est un atout.
-
Bilinguisme essentiel : français avancé, anglais fonctionnel.
-
Sens aigu de l’organisation, proactivité, rigueur documentaire et excellent relationnel.
Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à recrutement@staffnation.ca en indiquant « Adjointe administrative & chargée de projets – REF AA-2025 ». Seules les candidatures retenues seront contactées.
