Commis Administratif(ve)

Commis administratif(ve) – Service à la clientèle / Facturation

Sous la supervision du/de la Planificateur(trice) demande/offre, le(la) commis administratif(ve) reçoit, saisit et traite les commandes clients, assure la facturation associée et communique les informations pertinentes aux clients et aux équipes internes. Il(elle) contribue à la qualité du service à la clientèle et agit comme remplaçant(e) au sein de l’équipe, incluant les tâches reliées à la réception.

• Saisir et traiter l’ensemble des commandes reçues par téléphone, télécopieur (fax), courriel et via le système Alligacom, dans le système informatique interne.

• Confirmer chaque commande auprès des acheteurs (validation des prix, quantités et date de livraison).

• Imprimer les commandes et les transmettre au département de l’expédition.

• Répondre aux demandes des clients et des représentants dans les meilleurs délais; résoudre les situations courantes ou acheminer les dossiers aux personnes-ressources au besoin.

• Valider, au besoin, les quantités à produire avec le(la) planificateur(trice) de production.

• Produire les rapports de ventes et de facturation (hebdomadaires, mensuels, trimestriels).

• Vérifier et analyser les réclamations / charges clients : valider la demande, investiguer à l’interne et rassembler les pièces justificatives.

• Effectuer les ajustements de prix dans les systèmes internes, selon les procédures en vigueur.

• Assurer le remplacement à la réception lors des absences de la réceptionniste.

• Effectuer toute autre tâche connexe reliée au poste.

• S’assurer que ses actions soutiennent la fabrication de produits conformes aux critères de qualité et de sécurité alimentaire définis par l’entreprise.

• Respecter les exigences du code SQF et signaler tout problème de salubrité alimentaire au personnel autorisé à intervenir.

• Bilinguisme français/anglais, oral et écrit.

• Diplôme d’études secondaires (DES).

• Expérience en service à la clientèle et notions de comptabilité.

• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

• Rigueur : minutie et précision en saisie de données.

• Maîtrise de Microsoft Office, surtout Excel (RECHERCHEV et tableaux croisés dynamiques).

• Entregent, écoute, diplomatie et esprit d’équipe.

• Autonomie et polyvalence.