Directeur/trice adjoint(e)

Mission générale du poste

Assurer la coordination administrative quotidienne de l’entreprise, centraliser les informations, soutenir la direction dans la gestion des opérations et contribuer à la structuration progressive de l’organisation.

Le poste agit comme :

• relais entre la direction, les employés et les clients ;
• point central de coordination administrative ;
• soutien organisationnel permettant à la dirigeante de déléguer davantage et de reprendre une capacité de pilotage

Accueil et communications

• Gestion du téléphone
• Gestion des courriels
• Réception et transmission des informations importantes
• Relais entre les employés, les clients et la direction
• Suivi des demandes courantes

Coordination administrative

• Gestion documentaire
• Classement et organisation des dossiers
• Suivi des commandes et achats
• Relations avec certains fournisseurs et sous-traitants
• Mise en page et préparation de documents internes

Coordination des opérations

• Gestion et ajustements des horaires
• Coordination des déplacements
• Gestion des imprévus et incidents opérationnels
• Centralisation des informations terrain
• Suivi des rapports employés
• Transmission des informations importantes à la direction

Suivi qualité et clientèle

• Suivi des plaintes et demandes clients
• Centralisation des retours clientèle
• Suivi des correctifs
• Préparation de soumissions simples
• Soutien au maintien de la qualité de service

Comptabilité administrative

• Facturation
• Suivi des paiements
• Conciliations de base
• Préparation et transmission des informations comptables
• Validation des horaires, déplacements et informations de paie
• Vérification des factures et paiements
• Soutien administratif lié aux remises TPS-TVQ

Le poste n’a pas pour fonction de remplacer la comptabilité externe, mais d’assurer la rigueur et la centralisation administrative nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Rôle stratégique du poste

Le poste joue un rôle clé dans :

• la structuration administrative de l’entreprise ;
• la fluidité des communications ;
• l’amélioration des suivis ;
• la réduction de la surcharge de la direction ;
• et la stabilisation des opérations quotidiennes.

L’objectif est de permettre à la direction de se repositionner progressivement davantage sur :

• le pilotage ;
• le développement ;
• la stratégie ;
• et la supervision globale.

Qualités et habiletés recherchées

Compétences professionnelles

• Expérience en coordination administrative ou adjointe de direction
• Bonne capacité d’organisation
• Très bonne gestion des priorités
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, courriels)
• Connaissances administratives et comptables de base
• Capacité à travailler dans un environnement en évolution

Qualités personnelles recherchées

• Autonomie
• Efficacité et vivacité d’exécution
• Sens des responsabilités
• Professionnalisme
• Fiabilité
• Discrétion professionnelle
• Bonne communication
• Sens du détail et rigueur
• Capacité à faire respecter un cadre administratif
• Stabilité et constance
• Bonne capacité d’adaptation

Profil recherché

Le poste nécessite davantage qu’un simple soutien administratif d’exécution.

L’entreprise recherche une personne capable :

• de coordonner ;
• de centraliser l’information ;
• d’assurer des suivis rigoureux ;
• et de devenir progressivement un véritable soutien organisationnel pour la direction