Adjoint administratif - Support aux Salaires

Sous la responsabilité directe d'un associé, l’adjointe administrative assure le bon fonctionnement administratif des processus de l'équipe de l'associé. Elle gère l’organisation documentaire, le soutien aux dossiers clients et réalise le suivi opérationnel des activités récurrentes, en particulier le suivi des salaires et des dossiers de paie pour la clientèle de l'associé. Elle veille au respect des échéances, des procédures et de la confidentialité des informations financières et personnelles.

Gestion administrative et secrétariat

Paricipation à la tenue et classement des dossiers clients (physiques et numériques) selon les normes du cabinet.
Numérisation, archivage et destruction sécurisée des documents selon la politique de conservation.
Préparation et envoi des courriers recommandés et documents officiels.

Soutien aux activités comptables et préparatoires

Collecte, suivi et vérification des pièces justificatives auprès des clients (factures, relevés bancaires, contrats).
Saisie et préparation des pièces pour transmission aux comptables.
Suivi des relances clients pour documents manquants et mise à jour des tableaux de bord internes

Suivi des salaires et gestion des paies (tâches spécifiques et nominales)
Collecte des informations relatives à la paie auprès des clients : bulletins d’heures, contrats de travail, absences, congés, primes, heures supplémentaires, changements de statut, etc.
Vérification des données transmises par les clients pour conformité.
Transfert des éléments variables de paie à un tiers via une plateforme numérique.
Suivi des paiements liés à la paie : préparation des virements des salaires, gestion des acomptes si nécessaire, vérification des prélèvements automatiques
Réponse aux demandes et questions des clients concernant la paie en collaboration avec le gestionnaire du client ou l’associé
Coordination avec les tiers pour la résolution des litiges ou des anomalies de déclaration

Qualité, conformité et amélioration des processus

Application et respect strict des règles de confidentialité et sécurité des données (loi 25).
Participation à la formation interne des clients sur l’utilisation des portails et outils de transmission de documents.