Adjointe administrative

Depuis plus de 100 ans, nous concevons et installons des solutions de traitement d’air pour l’industrie lourde et les bâtiments, du Québec jusqu’au reste du Canada. Rejoindre Germain & Frère, c’est intégrer une équipe passionnée, où l’innovation et la qualité sont au cœur de chaque projet.

• Procéder à l’ouverture et à la création des dossiers de contrats et de soumissions.

• Assurer le classement et le maintien à jour de la documentation liée aux projets.

• Effectuer le contrôle documentaire des projets (plans, devis, documents contractuels, addendas, etc.).

• Faire le suivi administratif des dossiers de contrats et de soumissions.

• Participer à la préparation, la révision et la correction des documents de soumission.

• Effectuer les demandes de prix auprès des fournisseurs.

• Préparer et émettre les bons de commande.

• Assurer le suivi des commandes et de la documentation associée.

• Vérifier la conformité entre les bons de commande, les bons de livraison et les factures fournisseurs.

• Coordonner certains aspects logistiques liés aux livraisons de matériel et d’équipement.

• Préparer et assurer le suivi des bons de livraison.

• Communiquer avec les fournisseurs et les transporteurs afin d’assurer le respect des échéanciers.

• Procéder à la conciliation des factures avec les bons de commande et les bons de livraison.

• Comptabiliser les heures de travail et les associer aux projets correspondants.

• Participer au traitement et au suivi de l’inventaire.

• Collaborer aux activités de fin de mois (compilation d’informations, validation de données, soutien administratif).

• Assurer divers suivis administratifs liés aux projets et aux opérations.

• Organiser les activités internes et les événements d’équipe.

• Maintenir à jour les différents registres et documents administratifs.