Chez Fabelta, créateur d’espaces lumineux, nous croyons en la puissance de la collaboration, de la bienveillance et du service authentique. L’adjointe administrative occupe un rôle central au cœur de l’expérience client et au bon fonctionnement de nos équipes internes. Par sa présence chaleureuse, son sens de l’organisation et sa polyvalence, elle contribue au rayonnement de notre salle de montre, au soutien administratif quotidien et à l'efficacité de notre service de projets résidentiels.
Responsabilités principales
- Accueil et service client
- Créer une première impression positive et professionnelle auprès des visiteurs en salle de montre
- Offrir un accueil attentionné aux clients, cerner leurs besoins et assurer une première présentation générale des produits
- Traiter les demandes entrantes (téléphone, courriel, site web, visites) en recueillant les informations pertinentes et en assurant un suivi rapide
- Assurer une coordination fluide avec l’équipe de vente en transmettant les demandes et informations de manière proactive
Soutien au service client
- Assurer la gestion des communications et du support administratif afin de libérer du temps opérationnel à l’équipe du service client et d’améliorer l’expérience client
- Répondre aux appels entrants, rediriger les demandes vers les bonnes ressources et prendre des messages complets et précis
- Accueillir les clients (au besoin) et assurer une prise en charge professionnelle et courtoise
- Confirmer et coordonner les rendez-vous clients, incluant les rappels par téléphone ou par courriel
- Assurer la gestion et la mise à jour des dossiers clients, incluant l’entrée de données et la préparation des documents nécessaires
- Répondre aux demandes simples des clients selon le niveau d’autonomie, et assurer un suivi rigoureux des communications courriel
- Offrir un soutien administratif à l’équipe du service client en préparant les informations requises et en contribuant aux suivis de base
- Contribuer à alléger la charge administrative quotidienne de la coordonnatrice ou de l’agente du service client
- Coordonner certains suivis logistiques liés aux interventions (prise de mesures, livraisons, gestion de pièces)
- Maintenir à jour les outils de suivi (Smartsheet, calendriers, listes) en collaboration avec l’équipe
- Recevoir et traiter les paiements des clients conformément aux procédures établies
Tâches administratives et opérations courantes
- Gérer les appels, les courriels, le courrier et les envois de colis avec rigueur et efficacité
- Assurer le bon fonctionnement des espaces de travail, incluant la préparation des salles de montre pour les rendez-vous clients
- Veiller à la gestion des inventaires (papeterie, échantillons, collations, fournitures diverses) et effectuer les commandes requises
- Effectuer certaines tâches administratives et financières de base (approbation de factures, traitement de paiements, suivis)
- Soutenir les directions et les collègues dans diverses tâches administratives ou logistiques
- Participer à l’organisation de rencontres et d’événements internes
Expérience employée et engagement
- Participer et mettre en œuvre des initiatives au sein du Comité bien-être
- Coordonner les activités liées à l’expérience employé
