Adjoint administratif/réceptionniste

Qui sommes-nous?

Dolbec International est un courtier en douanes et transitaire international établi depuis maintenant 65 ans et reconnu dans l’industrie pour son éthique et son professionnalisme.

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ive)/réceptionniste pour rejoindre notre équipe d’experts passionnés en commerce international.

Quelles seront vos principales responsabilités?

La personne choisie agira comme véritable ambassadrice de notre entreprise : elle sera la première voix que nos clients entendront au téléphone et le premier visage qu’ils verront en entrant dans nos bureaux. En plus d’être le point de contact principal pour nos clients, fournisseurs et collègues, elle sera responsable des tâches suivantes :

• Accueillir chaleureusement les visiteurs et répondre aux appels entrants, tout en assurant une gestion efficace des lignes et des boites vocales
• Gérer la boîte courriel générale : trier, répondre ou transférer les messages aux bonnes personnes, selon la situation
• Gérer le courrier et les envois (ouverture, tri, affranchissement, préparation des lettres et des colis avec FedEx, UPS, Purolator, etc.)
• Effectuer l’ouverture de compte clients en collaboration avec le service à la clientèle et numériser les dossiers
• Mettre à jour et optimiser les formulaires internes (procurations, ouvertures de compte, cautionnements, etc.).
• Organiser les rencontres générales et événements internes (commandes de repas traiteur, préparation des salles, inscriptions aux formations)
• Effectuer les commandes de fournitures et assurer le suivi des inventaires (papier, café, etc.)
• Offrir un soutien administratif à la direction et aux différents départements (ouverture et fermeture des dossiers, rapports d’assurances cargo, renouvellements de licences et adhésions, transmission de dossiers à la comptabilité).
• Accompagner les clients dans l’obtention de leur caution financière
• Participer à divers projets, mandats spéciaux et accomplir toute autre tâche connexe