Résumé du poste
L’adjoint(e) de projet joue un rôle central dans la coordination et le soutien administratif des projets en mécanique du bâtiment. En collaboration étroite avec les chargés de projets, il/elle assure le suivi des dossiers, la préparation des documents techniques, la gestion des communications internes et externes, ainsi que la tenue à jour des outils de suivi. Ce poste exige rigueur, organisation et une excellente capacité à gérer plusieurs priorités à la fois.
Responsabilités principales Soutien administratif et coordination
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Assister les chargés de projet dans toutes les étapes de gestion des projets (préparation, exécution, clôture).
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Préparer, classer et archiver les documents de projets (soumissions, contrats, addendas, dessins d’atelier, etc.).
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Maintenir à jour les outils de suivi (tableaux de bord, échéanciers, listes de tâches, Progression Live, M-Files, etc.).
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Préparer les bons de commande et faire le suivi des livraisons avec les fournisseurs.
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Effectuer la mise à jour des budgets et des suivis de coûts en collaboration avec la direction et le département d’estimation.
Communication et coordination inter-départementale
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Agir comme point de contact administratif entre les différents départements (achats, estimation, chantier, service).
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Assurer le suivi des demandes des clients, architectes et ingénieurs.
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Soutenir la préparation et l’organisation des réunions de projets (ordres du jour, procès-verbaux, suivi des actions).
Documentation technique et conformité
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Participer à la préparation des dessins d’atelier et au suivi des approbations.
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Gérer la conformité documentaire (RBQ, CNESST, CMMTQ, certificats, fiches techniques, etc.).
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Mettre à jour les registres de formation et de certifications liés aux projets.
Exigences et compétences
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DEP, DEC ou AEC en administration, génie du bâtiment, ou domaine connexe.
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Expérience pertinente dans le secteur de la construction, idéalement en plomberie/chauffage.
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Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) et familiarité avec des logiciels tels que Acceo, Progression Live, M-Files ou Plan Expert.
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Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
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Rigueur, autonomie et sens de l’organisation exceptionnels.
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Capacité à travailler dans un environnement dynamique et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
