Adjoint administratif

La personne assignée à ce poste sera responsable de la conformité des dossiers administratifs et du suivi administratif des projets, au bureau et en chantier. La personne devra souscrire aux procédures existantes et aux outils utilisés. En collaboration avec les membres de l’équipe, elle devra rechercher des informations, les traiter et les faire suivre dans les projets respectifs. Elle sera en lien continu avec le bureau administratif de l’entreprise.

Volet Support Technique

• Traiter toute la correspondance relative à la gestion d'un projet de construction dont :
  • Fournir et préparer les documents liés à l’ouverture des projets et gérer les documents administratifs du contrat;
  • Effectuer la mise en page, production et traduction de plusieurs documents en lien avec la gestion de projet;
  • Préparer, mettre à jour et distribuer les plans de travail pour les nouveaux chantiers.
  • Préparer les documents nécessaires à la gestion du chantier et les remettre aux contremaitres;
  • Aider à la préparation des réunions de démarrage de projet (kick off meeting). Remettre les dossiers aux contremaîtres, organiser les réunions, tenir à jour le calendrier, etc.;
  • Préparer et mettre à jour les différents tableaux de suivi (suivi administratifs, suivi de budget, suivi de l'ingénierie, calendrier des rencontres, échéanciers des travaux, etc.);
  • Assurer une communication soutenue avec les différents clients et sous-traitants pour les aviser des imprévus et ou des changements.

Volet Gestion administrative

• Assurer le lien administratif entre les chantiers et le département d’administration dont :
  • Répertorier les feuilles de temps des travailleurs, les traiter et les transmette à la paie;
  • Préparer les coûts de projets dans Maestro et les fournir aux gérants de projets;
  • Préparer et rédiger les extras et remettre aux gérants de projets;
  • Rédiger et archiver toutes les communications, procès-verbaux de réunions et transmissions contractuelles;
  • Coordonner les commandes de biens et de services, entrer les données dans le système;
  • Assurer le suivi et jumelage des bons de commandes et les factures pour le contrôle de coûts du projet;
  • Préparer les comptes de dépenses des gestionnaires et les faire parvenir à la paie;
  • Confirmer la réception des commandes au chantier et faire approuver les factures.

Volet Collaboration

• Maintenir une collaboration continue avec les intervenants de l’entreprise, RH, SST, Magasin, etc.;
  • En collaboration avec les ressources SST, assurer la transmission des documents reliés aux accidents de travail et faire le lien avec le service RH;
  • Préparer la mobilisation et l’intégration des nouveaux personnels incluant l’accès au chantier en collaboration avec les ressources RH;
  • Coordonner les activités de formation ponctuelles en chantier avec le service RH;

• Des mandats spécifiques pourraient s’ajouter au fil du temps, selon les compétences et/ou l’enrichissement de la tâche ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par ses supérieurs.

Formation requise

• DEC en Techniques administratives et/ou
• AEC Bureautique-comptabilité et/ou
• DEP en Comptabilité;
• Expérience 2 ans minimum en chantier de construction.