Description
À titre d'Agent(e), Gestion des documents vous aurez à collaborer avec les différents départements pour assurer le contrôle de la documentation générée dans le cadre du projet en cours, dans le respect des politiques et procédures établies.
Plus spécifiquement, vous aurez à :
- Recevoir et trier tous les documents contractuels et livrables (plans, dessins, mémos, catalogues de référence, spécifications, devis et autres);
- Analyser sommairement les documents afin de leur attribuer une codification permettant le classement systématique, et enregistrer les métadonnées relatives à chacun des documents;
- Assurer la liaison entre le département de contrôle documentaire, les fournisseurs et les clients pour garantir le contrôle de tous les documents techniques et non techniques;
- Apporter les modifications aux copies des documents lorsque des changements surviennent, et transférer les copies modifiées aux personnes concernées;
- Contrôler l’utilisation des documents en appliquant les procédures et politiques de sécurité relatives à la consultation, l’impression, l’archivage, etc.
- S’assurer que tous les documents soient disponibles au dernier niveau de révision;
- Participer à la mise à jour des procédures et instructions de travail du département de contrôle documentaire;
- Veiller à l’application des politiques et procédures quant au contrôle documentaire et soulever toute problématique rencontrée;
- Soutenir les équipes avec le système de classement des documents, le logiciel de gestion utilisé et dans l’application des processus;
- Accomplir toute autre tâche connexe assignée par la supérieure immédiate.
