Description
Le Centre de services scolaire Harricana est à la recherche d’un·e secrétaire général·e pour combler un poste régulier à temps plein.
Nature du travail
L’emploi de secrétaire général comporte la responsabilité de l’ensemble des programmes et des activités reliées à la vie corporative du centre de services scolaire.
L’emploi comporte principalement la responsabilité de l’ensemble des programmes et activités relatives au fonctionnement des réunions du Conseil d’administration, aux politiques, aux règlements, aux actes officiels, à la gestion de l’information et aux écrits de gestion, à l’accès à l’information, à la protection des renseignements personnels, au droit d’auteur, aux affaires juridiques, aux assurances, à l’éthique et à l’intégrité.
L’emploi consiste à assumer un rôle important de services-conseils et d’expertise fonctionnelle auprès de l’équipe de la direction générale et de tous les gestionnaires du centre de services scolaire en matière de vie corporative.
CET EMPLOI COMPORTE NOTAMMENT L’EXERCICE DES RESPONSABILITÉS SUIVANTES
- Élaborer les orientations et les stratégies en matière de vie corporative et déterminer le plan d’action annuel du secrétariat général.
- Assurer le fonctionnement des réunions du Conseil d’administration, tels que les convocations, la documentation, les procès-verbaux et les suivis.
- Assurer la préparation, la révision, l’enregistrement, la publication et la conservation des politiques, des règlements, des actes officiels du centre de services, leur certification et leur authentification le cas échéant.
- Assumer la responsabilité de la gestion de l’information du centre de services.
- S’assurer du respect des lois sur les archives et de la politique concernant la gestion et la conservation des documents.
- Assumer les responsabilités découlant des prescriptions des lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels.
- Acheminer les demandes d’avis juridiques et assurer le suivi des dossiers légaux.
- Assurer la gestion des relations du centre de services avec l’extérieur.
- S’assurer de l’organisation et du fonctionnement de certains comités, notamment du comité consultatif de gestion et du comité de coordination.
- Assurer l’application de la Loi sur le droit d’auteur dans les établissements et les unités administratives.
- Soutenir les établissements et les unités administratives dans l’application de la Loi sur l’instruction publique.
- Collaborer à l’adoption de contrats et de protocoles d’ententes.
- Participer ou assurer la gestion du portefeuille des assurances.
- S’assurer de la mise à jour du procédurier et du cahier de gestion.
- Développer et fournir des outils de gestion dans toute matière reliée à son champ d’activités de façon à répondre aux besoins des établissements et des autres unités administratives.
- Mettre en place et supporter les différents mécanismes de consultation et de concertation.
- S’assurer de la transmission de toute information pertinente afin d’assurer un support aux gestionnaires du centre de services scolaire.
- Intervenir, au besoin, dans les établissements et les unités administratives du centre de services scolaire afin d’évaluer les situations problématiques et proposer des solutions appropriées.
EN MATIÈRE DE GESTION D’ENSEMBLE DU CENTRE DE SERVICES SCOLAIRE
- Participer à la définition et à la détermination de la vision, des valeurs organisationnelles, des orientations stratégiques, des objectifs et des priorités.
- Participer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques et des règlements; voir à l’application de ceux-ci.
- Collaborer à l’élaboration du plan d’effectifs et à la répartition budgétaire.
- Représenter le centre de services scolaire sur les questions relatives à son champ d’activité.
EN MATIÈRE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, FINANCIÈRES, MATÉRIELLES ET INFORMATIONNELLES DE SON UNITÉ ADMINISTRATIVE
- Recommander le plan d’effectifs.
- Procéder ou participer à la sélection du personnel.
- Définir les tâches, diriger, animer le personnel et en assurer la supervision et l’évaluation.
- Élaborer un plan de perfectionnement et de formation pour le personnel de l’unité administrative.
- Assurer la circulation de l’information.
- Préparer, administrer le budget et en assurer le suivi. Identifier les besoins et les priorités et s’assurer de la gestion des inventaires en matière de fournitures, d’équipements et de matériel.
- S’assurer du développement, de l’application et de la mise à jour des ressources informationnelles.
- Assumer toute autre responsabilité compatible à sa fonction, et qui lui est confiée par son supérieur immédiat.
