Technicien(ne) en administration

Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail. 

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre d'emploi : Technicien(ne) en administration

Numéro de référence : 1901

Direction : Direction des études

DÉTAILS DU POSTE

Catégorie d’emploi : Soutien administratif

Nom du supérieur immédiat : Madame Isabelle Tremblay

Lieu de travail : Cégep de Lévis : 205 route Mgr-Bourget, Lévis, Qc. 

Statut de l'emploi : Régulier à temps complet

Horaire de travail : Lundi au vendredi (35 h/sem.) Entre 8h et 17h (pourrait avoir à être disponible en dehors des heures normales occasionnellement (ex. 2 mardis par mois))

Échelle salariale : Min : 27,07 $    Max : 36.14 $

Entrée en fonction prévue : 4 août 2025

AFFICHAGE

Début d'affichage : 2025-05-28

Fin d'affichage : 2025-06-10, 23 h 59

Le Cégep de Lévis est un milieu stimulant composé d’une équipe dynamique et engagée qui a à cœur la réussite des étudiantes et des étudiants. Le Cégep de Lévis est un milieu d’enseignement à dimension humaine qui offre une carte de programmes d’études variée permettant de rejoindre divers champs d’intérêt. Le cégep se distingue par ses créneaux d’expertise tels que les sciences, le génie, l’architecture, l’informatique, la gestion, les techniques du domaine de la santé pour ne nommer que ceux-là. Doté d’espaces pédagogiques inspirants, il permet un enseignement d’une grande qualité.

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

Sous la responsabilité de la Directrice des études, la personne titulaire de ce poste accomplit diverses tâches complexes. Elle assiste la directrice dans plusieurs dossiers, principalement pour tout ce qui concerne les instances officielles (Commission des études, assemblée(s) et comités). Une partie importante du travail consiste en la rédaction de procès-verbaux, de même que la planification et l’organisation des instances. Enfin, elle assure la gestion documentaire de la direction ainsi que le respect du caractère confidentiel et stratégique de l’information qu’elle manipule.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné. En bureautique, elle coordonne le travail d’une équipe ou accomplit les travaux techniques les plus complexes.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

Elle assure des tâches administratives complexes et assure le soutien technique dans la rédaction, le traitement linguistique des textes et la présentation des documents. Elle participe à l’élaboration de normes, de procédures et d’outils de gestion dont les spécifications lui sont fournies par du personnel-cadre ou professionnel et à leur mise en application.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE

Cette personne clé collabore avec la Direction des études à assurer le déploiement du Plan de la réussite, à la mise en œuvre de la Politique institutionnelle de gestion des programmes (PIGP) et de la Politique institutionnelle d’évaluation des apprentissages (PIEA). Elle soutient la direction dans le déploiement de différents mécanismes liés à ces composantes.

Elle peut être appelée à :

• Coordonner les réunions de divers comités, dont la Commission des études, l’assemblée des coordinations de département, l’assemblée des coordinations de comité de programme, le comité de la réussite ou toute autre instance pertinente. La coordination comprend la convocation des personnes participantes, la préparation de la documentation nécessaire, la rédaction du compte rendu ou du procès-verbal des réunions et le suivi des suites à donner;

• Produire les avis d’inscriptions et projets de résolutions à présenter aux autres instances (Comité exécutif, Conseil d’administration) en lien avec les opérations de la Direction;

• Assurer le suivi des dossiers après leur approbation au conseil d’administration (traitement des résolutions reçues : ex. grilles de programme, politiques, calendrier, etc.);

• Effectuer l’ensemble des travaux administratifs et de secrétariat tels que rapports annuels, plans et bilans de travail de la direction, politiques, programmes, procédures, directives et notes de service;

• Agir à titre de répondante de la Direction en matière de gestion des documents et effectuer les opérations qui en découlent;

• Assurer le classement et tenir à jour l’ensemble des dossiers de la direction, incluant les ententes DEP/DEC et DEC/BAC;

• Composer des documents, concevoir et rédiger des notes de service ainsi que la correspondance courante de la direction, analyser et résumer par écrit ou verbalement des documents;

• Rechercher et recueillir des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports divers;

• Assurer la mise à jour des Politiques, Règlements et autres documents de la Direction sur l’intranet, le site WEB du Cégep ainsi qu’auprès des ministères;

• Recevoir, distribuer, acheminer et assurer le suivi du courrier postal et électronique;

• Gérer l’agenda de la directrice;

• Tenir à jour les échéanciers;

• Compiler des documents, des statistiques et des données, en vue de dresser une synthèse,  des tableaux et des graphiques, en lien avec les besoins de la Direction;

• Collaborer à l’organisation d’activités comme les journées pédagogiques;

• Accueillir la clientèle, l’orienter et assurer le suivi des différentes demandes adressées par le personnel du Cégep, donner des renseignements d’ordre général et les diriger au besoin;

• Préparer et assurer le suivi des communications liées à différents dossiers : pédagogiques, institutionnels, au sein du réseau collégial ou fédératif.

• Soutenir, au besoin,  l’équipe pour la production de documents en lien avec la gestion des programmes;

• Coordonner les achats de matériel, préparer les demandes de paiement, assurer le suivi des dépenses au budget de la direction en fonction des pratiques établies;

• Assurer le suivi de demandes de remboursement dont celles en lien avec les certifications de crédits spécifiques où le cégep agit comme fiduciaire;

• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience :

Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Connaissances pratiques :

• Connaître la disposition des textes.

• Connaître les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat.

CONDITIONS EXIGÉES PAR LE CÉGEP

• Une excellente maîtrise la langue française parlée et écrite (taux élevé de réussite au test de français);

• Une excellente maîtrise du traitement de texte tel que Word;

• Une capacité de synthèse des propos entendus en vue d’en produire un compte rendu ou un procès-verbal ;

• Une bonne connaissance de la suite Office : Outlook, Planner, OneDrive, TEAMS, Sharepoint et PowerPoint ainsi que des systèmes informatiques de gestion du Cégep (gestion des locaux, des activités pédagogiques, approvisionnement, etc.);

• Une habileté particulière à concilier les priorités et les impératifs liés à la Direction des études;

• Un excellent sens de l’organisation, de la planification, de l’autonomie et de la confidentialité (discrétion et diplomatie);

• Un intérêt et de la facilité pour l’apprentissage de divers logiciels (capacité à remettre en question les façons de faire pour améliorer le fonctionnement à l’aide des outils informatiques disponibles).

• Une compréhension du fonctionnement d’un cégep et des instances qui la composent, un atout.

TESTS REQUIS

• Test de français;

• Test de rédaction;

• Test Word.

La réussite de ces tests est une condition d’obtention du poste.

REMARQUES

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Notez que la lettre de présentation est obligatoire.

La priorité est donnée aux candidats internes. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.