Adjoint(e) administratif(ive) - Direction générale de la Fondation

La Fondation du Cégep de Sainte-Foy participe activement aux efforts déployés par le Cégep pour favoriser la réussite, le dépassement et la diplomation des étudiant(e)s. La Fondation gère les avoirs des fonds, guide les donateurs en identifiant les besoins des étudiant(e)s et ceux du Cégep pour offrir un milieu d’apprentissage dynamique et innovant. Sa mission se déploie grâce à la générosité de ses donateurs et partenaires qui répondent présents lors de ses levées de fonds. 

Voici à quoi ressemblerait votre quotidien dans notre équipe...

Vous épaulerez la directrice générale en assurant le bon fonctionnement des opérations liées aux activités administratives, philanthropiques, logistiques et bureautiques. Vous aurez à mettre à profit vos habiletés interpersonnelles, votre sens de l’organisation et vos compétences en communication. En plus de faire preuve de rigueur et d’autonomie, la personne devra aimer effectuer des tâches variées tout en ayant un intérêt marqué pour la mission de la Fondation (éducation — jeunesse) et les collectes de fonds.

• Accueillir les visiteurs:
• Assurer la gestion de l'agenda de la directrice générale ainsi qu'un soutien technique et administratif à la préparation et à la tenue des réunions;
• Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction de procès-verbaux et de comptes rendus, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de lettres, de documents d’information et de listes;
• Assurer les suivis, les communications et le partage d'information entre la Direction générale de la Fondation et divers intervenants, tant à l'interne qu'à l'externe;
• Procéder à la production et l’envoi des lettres de remerciement et des reçus à des fins fiscales;
• Préparer les dépôts, les factures, suivre les comptes à payer et à recevoir; 
• Administrer et saisir les écritures comptables;
• Effectuer les achats de matériel bureautique, les réservations (locaux, traiteurs, etc.) et assurer le bon fonctionnement des équipements;
• Offrir un soutien à l’organisation des activités de financement (kiosque, remises de bourses, événements, etc.);
• Collaborer à la gestion de la base de données ProDon (transactions clients, dons en ligne et engagements, création de formulaires);
• Contribuer à l’amélioration des processus et développer des outils de travail;
• Assurer un contribution à la rédaction ainsi qu’à la publication de contenu sur les réseaux sociaux et sur le site web;
• Exécuter toutes autres tâches requises par la direction.

Vous vous reconnaissez dans cette description ?

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) ou un diplôme d'études professionnelles (DEP) dans un domaine approprié;
• Posséder un minimum de trois (3) années d'expérience dans des fonctions similaires;
• Expérience au sein d’une équipe multidisciplinaire ou d'un organisme à but non lucratif sera considéré comme un atout;
• Connaissances de base en comptabilité;
• Très grande rigueur et bon jugement;
• Excellent sens de l'organisation et de gestion des priorités;
• Initiative et autonomie;
• Excellentes habiletés interpersonnelles et grande capacité à travailler en équipe;
• Excellente maîtrise de la langue française, à l’oral comme à l’écrit; 
• Maîtrise de Microsoft 365 et aisance avec les outils technologiques collaboratifs;
• Connaissance des logiciels ProDon et Clara Finances sera considéré comme un atout;
• Être disponible, occasionnellement, en dehors des heures régulières de bureau.

Alors faites vite ! Vous avez jusqu'au 8 juin 2025 pour postuler !

Il est important de vous inscrire sur le site du Cégep de Sainte-Foy pour que votre candidature soit prise en considération.

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les personnes appartenant aux groupes visés à postuler. Nous remercions toutes les personnes qui postuleront sur ce poste. Notez toutefois que seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. 

Au plaisir de vous rencontrer !