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Internal reference No. S-2627-35E New

Secrétaire administrative

Cégep de Chicoutimi

534, rue Jacques-Cartier Est, Saguenay,QC
  • 25.86 to 29.83 $ per hour according to experience Salary

  • 35.00 h - Full time

    Work schedule

  • Casual job

    Job status

  • Day

    Work shift

  • 1 position to fill as soon as possible

    Availability
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Benefits

  • Cafeteria
  • Child care
  • Employee assistance program
  • Flexible hours
  • Gym
  • Insurance
  • Library
  • On-going training
  • Paid sick leave
  • Pension plan
  • Public transportation nearby
  • Recognition program
  • Reimbursement of training and development activities
  • Summer schedule
  • Telemedecine
  • Telework
  • Vacation
  • Wellness program

Description

******Remplacement de 15 semaines et plus à temps complet******

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes. Cet emploi requiert un sens de l’organisation développé ainsi qu’une excellente gestion des priorités.

DESCRIPTION DE LA FONCTION
Tâches principales
  • La personne organise et convoque diverses réunions et rencontres, compose et rédige les procèsverbaux et les comptes rendus des réunions auxquelles elle assiste et assure le suivi des actions et des échéanciers. Elle assiste aux rencontres du comité de cybersécurité et de protection des renseignements personnels, du comité exécutif, du conseil d’administration ainsi qu’à toutes autres rencontres de comités découlant des activités de ce dernier, souvent hors des heures habituelles de bureau;
  • Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes;
  • Elle compose des textes, conçoit des documents et rédige la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect;
  • Elle assure la normalisation de la présentation des documents officiels selon les normes institutionnelles. Elle conçoit et tient à jour des gabarits, modèles et outils documentaires;
  • Elle analyse et priorise les demandes reçues au secrétariat général; résous de manière autonome celles qui ne nécessitent pas l'intervention de la secrétaire générale en documentant les actions entreprises; achemine les demandes urgentes ou critiques à la secrétaire générale, la direction générale, le président du CA ou à la personne responsable appropriée;
  • Elle coordonne les communications et assure le suivi des échanges entre la Direction générale, le secrétariat corporatif, le conseil d’administration et les directions et services du Collège, le registre des entreprises du Québec, le MES, le Conseil du Trésor ou toute autre instance législative le nécessitant. Elle vérifie l'exactitude et la conformité des documents transmis aux instances externes, en veillant à la confidentialité et à la sécurité des informations sensibles;
  • Elle effectue une vigie rigoureuse des postes budgétaires. Elle procède à la vérification et au paiement des factures, aux transactions interservices et aux transferts budgétaires;
  • Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service;
  • Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
  • Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.
Le Cégep de Chicoutimi a la volonté d'offrir un milieu de travail où le respect, la diversité, l'équité et l'inclusion sont des valeurs communes.

Afin d'augmenter la diversité au sein du Collège, nous invitons les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles et ethniques, les membres des Premiers Peuples, les femmes ainsi que les membres de la communauté LGBTQIAS2+ à se joindre à notre équipe.

Le Cégep de Chicoutimi souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. Il est donc possible, sur demande, de mettre en place des adaptations lors du processus de sélection.

Nous remercions toutes les personnes qui démontrent de l’intérêt pour notre établissement d'enseignement, cependant, seules celles invitées en entrevue seront contactées.

Nous avons hâte de vous rencontrer !

Work environment

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Requested skills

Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

Autres exigences
  • Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit;
  • Être capable de composer et de rédiger des procès-verbaux et des comptes rendus de qualité; Avoir une connaissance approfondie des applications de Microsoft 365, telles que Word, Excel, Teams, Outlook, PowerPoint, Visio, OneNote, SharePoint;
  • Maîtriser ou être en mesure de maîtriser, dans un délai raisonnable, Adobe Acrobat, CANVA, COBA, WordPress ainsi que les plateformes de partage et de collaboration avec les différents ministères tel que CollecteInfo;
  • Démontrer une bonne capacité d’adaptation et une bonne capacité à gérer plusieurs demandes simultanées tout en respectant les échéanciers;
  • Faire preuve d’une grande rigueur et de discrétion dans la réalisation de son travail;
  • Faire preuve d’autonomie, de polyvalence et d’un excellent sens de l’organisation.
HORAIRE

Horaire: 35 heures / semaine, du lundi au vendredi de 8 h 15 à 12 h et de 13 h 15 à 16 h 30, prestation de travail demandée ponctuellement hors des heures habituelles pour assister aux rencontres du comité exécutif et du conseil d’administration, entre autres. Ajustement d’horaire en conséquence à discuter avec le gestionnaire.

Les candidates et candidats pourront être soumis à des tests portant sur les exigences de l’emploi.

Les candidates et candidats qui ont effectué leurs études à l’extérieur du Québec doivent fournir l’évaluation comparative des études effectuées hors Québec, émise par le MIFI, afin de permettre l’analyse de leur candidature.

Periode de fin de candidature : mercredi le 18 novembre 2026 à 23 h 59

Requirements

Level of education

Professional

Diploma

DEP

Completed

Work experience (years)

3-5 years

Written languages

Fr : Advanced

Spoken languages

Fr : Advanced

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