L’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive

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Résumé des fonctions

L’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive coordonne les activités administratives générales, les rendez-vous et les réunions, ainsi que le processus d’intégration des nouveaux membres du personnel. Ses autres tâches comprennent la mise à jour des organigrammes, l’achat des fournitures de bureau, recherche et coordination des notes de réunion ainsi qu’assurer le soutien des projets ponctuels. La personne titulaire du poste soutient le Chef de la direction Financière (CFO). Cette personne coordonne les événements spéciaux comme les réunions générales et les séminaires de formation.

Principales responsabilités

Tâches d’adjoint exécutif ou d’adjointe exécutive

Administration du calendrier et des courriels

·       Gérer le calendrier complexe et constamment changeant et les dispositions relatives aux déplacements

·       Coordonner les déplacements à venir et les comptes de dépense.

·       Mener des recherches pour préparer et recueillir le matériel de réunion, l’ordre du jour et les dossiers de présentation pour toutes les réunions des cadres supérieurs

·       S’assurer que les réunions d’équipe trimestrielles et mensuelles sont mises à l’horaire à l’avance

·       Développer et maintenir un système d’alerte pour les échéances à venir pour les demandes, les projets et les événements

·       Maintenir un système de classement organisé pour les différents documents

Coordination du bureau

·       Préparer chaque trimestre les organigrammes et les analyses pour chaque fonction au sein des services

·       Planifier et coordonner les séminaires de formation, les réunions générales, les événements des congés et des vacances pour différentes équipes.

·       Vérifier et approuver les frais de déplacement des subordonnés directs de la Vice-présidentes principales

·       Traiter les factures et s’assurer que les paiements sont effectués aux fournisseurs dans les délais

·       Gérer les fournitures de bureau, notamment les photocopieurs, le matériel informatique et la papeterie

·       Maintenir et mettre à jour les listes de distribution par courriel, ainsi que la liste des autorisations pour réserver une salle de conférence

·       Mettre à jour et coordonner le plan d’affectation et les demandes de déplacement avec le coordonnateur ou la coordonnatrice Installations

·       Réaliser les communications pour informer le personnel de sujets importants, comme des postes offerts ou des événements

·       Agir en tant que personne-ressource pour les questions et les demandes des équipes de soutien

·       Assurer le soutien des projets ponctuels

Conditions de travail

Ce poste prévoit des conditions de travail standard dans un bureau et un horaire de travail normal du lundi au vendredi. La personne titulaire du poste doit déplacer et organiser les fournitures de bureau environ 10 % du temps. En raison de la nature du poste, la personne qui l’occupe doit être en mesure de respecter des échéanciers serrés, de travailler efficacement sous pression et de gérer le stress.

Exigences

Expérience

Gestion des bureaux

·       Au moins 15 à 20 ans d’expérience en administration ou en gestion d’un bureau

Formation, certification et désignation

·       Diplôme collégial

Compétences

·       Avoir un haut niveau de discrétion et de jugement par rapport à des renseignements confidentiels et de nature délicate

·       Inspirer les autres par des communications efficaces adaptées à son auditoire

·       Communiquer l’information

·       Prendre des décisions éclairées en temps opportun afin que les tâches soient exécutées

·       Collaborer avec les principaux intervenants pour augmenter la productivité

·       Établir des relations

·       Résoudre les problèmes par la réflexion analytique

·       Intervenir avec agilité

·       Adopter une approche axée sur le client

·       Savoir gérer son temps

·       Faire preuve d’un bon sens de l’organisation et d’un souci du détail

Connaissances et compétences techniques

·       Compétences générales en informatique

·       Systems, Applications and Products (SAP)

·       OrgChartPlus, Visio

·       Power PDF Advanced

·       Connaissance approfondie de la suite Microsoft (Word, Excel et PowerPoint)