Adjoint(e) exécutif(ive)

Candidat(e) recherché(e)

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ive) doté(e) d’un sens de l’initiative développé afin de travailler en étroite collaboration avec le directeur général de l’entreprise.

Dans ce rôle, il ou elle devra assister et soutenir le directeur général en réalisant des activités de planification d’agenda, de coordination et de suivi de diverses activités administratives. Il ou elle collaborera aussi à l’occasion dans divers projets au sein des autres unités d’affaires qui composent le groupe.

Tâches et responsabilités

• Gérer l’agenda, les courriels, la correspondance, les appels téléphoniques et les déplacements;
• Rédiger, élaborer et mettre en page le matériel de présentation;
• Planifier, coordonner et organiser la logistique des différentes réunions et comités;
• Produire divers rapports, comptes-rendus, comptes de dépenses et autres documents et assurer la gestion administrative auprès des différents intervenants;
• Réviser et s’assurer de la qualité de tous les documents et communications du directeur général destinés à l’interne et à l’externe;
• Suivre les échéanciers de suivi auprès des différents intervenants et coordonner divers projets;
• Collaborer activement avec les autres membres de la direction de l’entreprise;
• Travailler en étroite collaboration avec les adjointes des autres unités d’affaires du Groupe Alesco pour l’organisation d’activités, évènements, commandes de fournitures et autres activités administratives;
• Au besoin, et sur demande, accomplir toute tâche connexe requise par son supérieur.

Connaissances et aptitudes requises

• Diplôme d’études en secrétariat ou collégiales en techniques administrative, bureautique ou l’équivalent;

• Posséder trois années d’expérience pertinente en secrétariat avec des membres de la direction ou avoir un potentiel de développement rapide;

• Maîtrise des logiciels Ms Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et habiletés technologiques;

• Excellente connaissance des langues française et anglaise, à l’oral et à l’écrit;

• Avoir un souci d’excellence dans la prestation avec les clients, fournisseurs de services et autres membres de l’équipe;

• Être en mesure d’effectuer de multiples tâches à la fois et de supporter plusieurs personnes;

• Avoir du tact et un sens politique très aiguisé, faire preuve de grande discrétion;

• Démontrer d’excellentes compétences en organisation du travail et gestion des priorités;

• Avoir de l’initiative, de la rigueur, de l’autonomie et un sens d’analyse et de vérification aiguisé;

• Avoir une capacité très importante à travailler en équipe, avoir un sens du service et de la collaboration;

• Reconnu(e) pour votre attitude positive et vos idées d’amélioration.