Description
DESCRIPTION DU POSTE
Relevant du Chargé de projets, Grands projets et expert technique, le titulaire du poste assure un soutien administratif et documentaire essentiel à la bonne marche du projet de reconstruction des quais 104, 105 et 106. Il contribue à la coordination quotidienne des activités, à la gestion structurée de l’information et à l’utilisation optimale des outils collaboratifs, notamment SharePoint. Par son sens de l’organisation, sa rigueur et sa capacité à travailler avec plusieurs équipes, il joue un rôle clé dans la fluidité des opérations et la qualité des livrables du projet.
Il s’agit d’un poste temporaire d’une durée d’un an, avec possibilité de reconduction en fonction de l’avancement du projet et des besoins organisationnels.
RESPONSABILITÉS
- Gérer le classement, le versionnement et l’archivage des documents sur le site SharePoint du projet;
- Assurer la qualité de présentation, la conformité et la diffusion des documents (incluant appels d’offres, addendas, correspondances);
- Effectuer le suivi administratif des contrats (échéances, renouvellements, documentation);
- Structurer, maintenir et faire évoluer le site SharePoint du projet;
- Organiser les bibliothèques, dossiers et métadonnées;
- Gérer les accès et soutenir l’équipe dans l’utilisation quotidienne de la plateforme;
- Planifier et organiser les réunions de projet;
- Appuyer la préparation des documents pour les comités et instances internes;
- Accompagner l’équipe dans l’utilisation de Teams, SharePoint et autres outils M365;
- Contribuer à l’harmonisation et à l’efficacité des méthodes de travail en lien avec la gestion documentaire du projet;
- Travailler étroitement avec le chargé de projet, les équipes internes et les partenaires externes;
- Soutenir les volets environnement, opérations et infrastructures;
- Faire preuve de proactivité et aller à la rencontre des équipes pour assurer les suivis.
PROFIL RECHERCHÉ
- Détenir un DEC ou DEP en administration, bureautique ou tout autre domaine pertinent;
- Posséder au moins quatre (4) années d'expérience dans des fonctions similaires;
- Avoir de l’expérience dans un rôle d’adjoint de projet, idéalement en ingénierie, construction, etc. (Un atout);
- Détenir de très bonne connaissance de SharePoint et des outils de la suite Microsoft 365;
- Avoir une bonne capacité de rédaction et une excellente maîtrise du français oral et écrit;
- Avoir une bonne capacité de concentration, une bonne gestion des priorités et le sens de l’organisation et de la planification;
- Avoir un fort sens du service à la clientèle;
- Être un joueur d’équipe.
