Adjoint(e) administratif(ive) - Réceptionniste

Notre client est une entreprise qui s’est taillée une réputation et une place enviable au sein du milieu maritime québécois et canadien. Ses différentes filiales représentées dans les grands ports canadiens lui permettent d’avoir une dimension à l’international.

Notre client est à la recherche d’un adjoint administratif- Réceptionniste ou d’une adjointe administrative-réceptionniste pour son unité d’affaires de Québec. Vous relèverez de la secrétaire de direction – Bureau du Président et vous serez responsable de l’accueil des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques et de la coordination des tâches administratives pour soutenir le service.

Responsabilités :

• Accueillir les visiteurs;
• Répondre avec courtoisie aux appels téléphoniques et les acheminer vers les destinataires appropriés;
• Assurer la gestion des commandites et la gestion des concours internes;
• Gérer la correspondance et les courriels entrants et sortants et numériser les factures lorsque requis;
• Assurer la gestion de l’inventaire et des commandes (papeterie, café) et veiller à la réception des marchandises reçues;
• Collaborer à la gestion et à la coordination des réservations des salles de réunion et des espaces communs du siège social, en veillant à ce que les salles de conférence soient prêtes et équipées selon les besoins (montage, vidéoconférence, etc.);
• Tenir à jour la base de données des contacts d’affaires et des contacts publicitaires;
• Effectuer de la saisie de données de toute nature dans le système de gestion existant ou en cours d’implantation;
• Collaborer à la gestion du site Web et la gestion des médias sociaux;
• Apporter un soutien à la secrétaire de direction et, à l’occasion, à d’autres services.