Creative Resource & Project Specialist, AIR MILES

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Position Overview

The Resource & Project Specialist ensures the creative team is sufficiently staffed, well-prioritized, and able to deliver work on time. They act as the main touchpoint between the creative team and the rest of the business, intervening where needed to ensure the smooth flow of work through the creative team. Using ClickUp, they are responsible for intaking new creative briefs, assigning both staff and freelance Art Directors, Copywriters, and Designers to projects, and provide ongoing monitoring of the team’s capacity. This role owns day-to-day resourcing, project management, and workflow execution-making sure projects move efficiently and team capacity is balanced

This is a hands-on delivery role focused on people, timelines, and clarity.

Key Responsibilities

Resource Management

• Own creative resourcing across art directors, copywriters, designers, and freelancers

• Manage capacity planning, workload balancing, and scheduling

• Source, onboard, and manage freelancers in partnership with Creative Ops

• Flag resourcing risks early and recommend solutions

Intake & Resource Management

• Manage the intake and assignment of creative projects end-to-end using ClickUp

• Review new briefs to ensure that they are complete and the provided details are aligned with their stated objective(s) before work begins

• Evaluate the timeline and scope of new projects against the team’s SLAs as well as current capacity

• Provide feedback to marketing specialists on misaligned elements in briefs, suggesting adjustments to balance workloads and schedules as needed

• Assess projects based on scope, timelines, and complexity against all other work currently being executed on by the creative team; assign projects to either internal staff or freelancers accordingly

• Maintain awareness of the status of projects post-briefing to inform a holistic understanding of the capacity of each individual team member

Project Management

• Safeguard governance process and standards by ensuring that no project briefs without required approvals from managers and senior leadership

• Ensure all projects follow the established creative workflows, including adherence to the mandatory use of tools such as ClickUp and Ziflow

• Monitor project progress and proactively identify and address risks such as increases in project scope, fluctuating timelines, and external delays

• Enforce process consistency while maintaining flexibility where needed to accommodate rush or high priority work

• Facilitate reviews, approvals, and handoffs between teams

• Provide eyes-on-the-ground monitoring for sources of delays or churn, escalating system-level problems that are causing friction to the Creative Operations & Systems Manager

Communication & Coordination

• Act as the primary point of contact for project status updates for Marketing and other teams

• Keep stakeholders informed and aligned on any deviations from a project’s original objective, scope, timeline, etc., escalating alterations to leadership as needed

• Ensure that all members of the creative team assigned to a project have access to the resources that are necessary for their success such as specific files, figma projects, etc.

• Support the creative team by removing blockers and ambiguity and guarding against their capacity

• Manage the freelance roster, including building relationships with freelancers and identifying when gaps develop in the freelance roster

Qualifications:

• Strong proficiency in ClickUp or similar project management tools

• Experience managing creative teams or agency/in-house creative workflows

• Skilled in navigating competing priorities coming from multiple stakeholders

• Able to negotiate compromises that reduce pressure while still ensuring all work gets done

• Able to quickly understand new processes and systems

• Highly organized with excellent attention to detail

• Strong communication and interpersonal skills

Salaire :

Type de rémunération :

Ce qui précède représente la fourchette et le type de rémunération d’AIR MILES.

Les salaires varieront en fonction de facteurs comme l’emplacement, les compétences, l’expérience, les études et les qualifications pour le poste et pourront inclure une structure de commissions. Les salaires pour les postes à temps partiel seront calculés au prorata du nombre d’heures travaillées régulièrement. Pour les rôles à commission, le salaire susmentionné représente la cible d’AIR MILES pour la première année au poste.

La rémunération totale offerte par AIR MILES variera selon le type de rémunération associé au poste et peut comprendre des primes de rendement, des primes discrétionnaires ainsi que d’autres avantages et récompenses. AIR MILES offre également une assurance santé, le remboursement des frais de scolarité, une assurance accident et une assurance vie, ainsi que des régimes d’épargne-retraite. Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, consultez le site: https://jobs.bmo.com/ca/fr/R%C3%A9mun%C3%A9ration-globale

À propos de nous

Le Programme de récompense AIR MILES est l’un des programmes de fidélisation de la clientèle les plus reconnus au Canada. Il compte plus de 10 millions de comptes d’adhérents actifs, ce qui représente plus de la moitié de tous les ménages canadiens. Les adhérents AIR MILES obtiennent des milles auprès de plus de 300 grandes marques canadiennes, mondiales et en ligne et dans des milliers de points de vente au détail et de services à l’échelle du pays. AIR MILES est une filiale en propriété exclusive de la Banque de Montréal (BMO). BMO est la plus ancienne banque du Canada et la huitième banque en importance en Amérique du Nord, avec plus de 12 millions de clients à l’échelle mondiale.

En tant que membre de l'équipe d’AIR MILES, vous êtes valorisé, respecté et entendu, et vous avez plus de moyens pour progresser et obtenir des résultats. Nous nous efforçons de vous aider à obtenir des résultats dès le premier jour, pour vous-même et nos clients. Nous vous offrirons les outils et les ressources dont vous avez besoin pour franchir de nouvelles étapes, car vous aidez nos clients à franchir les leurs. Au moyen de formation et de coaching approfondis ainsi que de soutien de la direction et d'occasions de réseautage, nous vous aiderons à acquérir une expérience enrichissante et à élargir votre groupe de compétences.

Pour en savoir plus, visitez-nous à l'adresse https://bmo.wd3.myworkdayjobs.com/fr-CA/External-AIR-MILES.

AIR MILES s'engage à offrir un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous apprenons de nos différences et tirons notre force des gens et de leurs différents points de vue. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Pour demander des mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec votre recruteur.

Remarque aux recruteurs : AIR MILES n’accepte pas les curriculum vitæ non sollicités provenant de toute source autre que le candidat directement. Tout curriculum vitæ non sollicité envoyé à AIR MILES, directement ou indirectement, sera considéré comme la propriété d’AIR MILES. AIR MILES ne paiera aucuns frais pour les placements découlant de la réception d’un curriculum vitæ non sollicité. Une agence de recrutement doit d’abord détenir une entente de service écrite valide et dûment signée avant d’envoyer des curriculum vitæ.