Benefits
Fresh fruits
Collations santé
Gym
Programme de mise en forme
Insurance
Assurances collectives
Social activities organized by the company
5@7 d’équipe et activités sportives au bureau
Description
Description des tâches :
Volet direction :
- Assurer la gestion de l'agenda autant professionnel que personnel de la présidente;
- Prendre connaissance des courriels de la présidente, les filtrer, les prioriser et traiter ceux qui relèvent de sa compétence;
- Assurer la logistique des réunions, des comités et des rencontres (commandes de repas, réservations de salles), préparer et coordonner les dossiers requis;
- Organiser les voyages d'affaires ou personnel (itinéraire de vols, hébergement et autres);
- Organiser les activités sociales et corporatives de l’entreprise.
Volet administratif :
- Assurer la qualité des documents de l'entreprise; effectuer la révision linguistique, la mise en page et la présentation adéquate des documents, lettres, présentations, etc.;
- Assurer la prise en charge des suivis demandés par la direction;
- Prendre en charge des projets spéciaux;
- Tenir à jour le calendrier des divers échéanciers;
- Tenir à jour le calendrier des réunions des divers comités;
- Rédiger des communications aux employés;
- Assurer le bon fonctionnement du bureau : réception, poste/courrier, achats de fournitures de bureau et autres items variés, communications, vacances; numériser et classer des documents;
- Mettre en place des règles de pratiques et d’usages en matière d’adressage et de présentation de lettres et documents officiels;
- S'occuper de la réception : répondre au téléphone et accueillir les visiteurs;
- S'occuper de la gestion administrative du bureau;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
Volet corporatif :
- Transmettre aux partenaires l'information ou document requis dans le cadre des projets immobiliers (rapports statutaires trimestriels/annuels, juridiques et financiers);
- Préparer les résolutions annuelles et autres résolutions, faire les mises à jour des livres de minutes pour les entités (sociétés et fiducies) et dépôt des divers formulaires annuels;
- Faire les mises à jour courantes et annuelles des sociétés auprès du Registre des entreprises du Québec;
- Gérer les documents requérant les signatures des représentants et transmission aux parties concernées;
- Mettre à jour l'organigramme corporatif des sociétés;
- Numériser les documents légaux et les insérer aux livres de minutes des sociétés;
- Mettre en place une structure de classement numérique afin d'organiser les dossiers et veiller à ce que tous les documents soient conservés en fonction de la politique de gestion des documents de l'entreprise;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
Volet RH
- Effectuer les mises à jour du Manuel de l’employé;
- Mettre à jour l’organigramme de la structure organisationnelle du personnel de l'entreprise;
- Préparer les documents à remettre lors de l’arrivée d’un nouvel employé;
- Inscrire le nouvel usager dans le système téléphonique et dans Outlook;
- Prendre en charge le dossier d’Alarme Nordic (créer code d’accès pour nouvel utilisateur et mise à jour auprès de la compagnie);
- Suivre la grille des vacances estivales des employés;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
Qualifications et compétences
- Formation d'adjointe administrative ou toute autre formation équivalente;
- Posséder un minimum de 5 à 10 années d'expérience dans un poste similaire;
- Maîtriser la langue française à l'oral et à l'écrit;
- Bonne connaissance de la langue anglaise;
- Excellentes compétences informatiques et techniques de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint);
- Bonne gestion des priorités, respect des échéanciers et de la confidentialité (discrétion);
- Autonomie et facilité à s'adapter au changement et à travailler avec un minimum de supervision;
- Esprit d'équipe et de collaboration.
Qualités personnelles recherchées
- Refléter une personnalité rayonnante et être positive;
- Être proactive et dynamique;
- Avoir un bon sens de l'organisation et d’initiative;
- Être minutieuse et posséder de la rigueur.
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Work environment
Equal Opportunity Employer
This employer is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected factors. Disability-related accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.
Requirements
Level of education
College
Work experience (years)
6-9 years
Written languages
Fr : Advanced
En : Intermediate
Spoken languages
Fr : Advanced
En : Intermediate