Clerk 5 - Medical Clinic & Clinical Teaching Unit Administrative Lead

Reporting to the Area Clinic Supervisor, the Clerk 5 - Medical Clinic & Clinical Teaching Unit (CTU) Administrative Lead is responsible for providing leadership to the Clinic team and for promoting a work environment conducive to attainment of the highest degree of quality patient centered care and service.

The incumbent exercises the appropriate level of initiative and independent judgment in determining work priorities, work methods to be employed and action to be taken on unusual matters. The position functions in a manner that is consistent with the mission, vision and values and the policies of Southern Health-Santé Sud.

Aperçu du poste:

Relevant directement du/de la Superviseur/e de clinique régionale, le Commis 5 - Responsable administratif - Clinique médicale et Unité d'enseignement clinique est chargé de diriger l'équipe de la clinique et de promouvoir un environnement de travail propice à l'obtention du plus haut degré de qualité de soins et de services centrés sur le patient.

Le ou la titulaire du poste bénéficie d’un niveau d’initiative approprié et fait preuve d’un jugement indépendant pour déterminer les priorités de travail, les méthodes de travail à utiliser et les mesures à adopter pour traiter les questions inhabituelles. Les fonctions du poste sont exercées d’une manière conforme à la vision, à la mission, aux valeurs et aux politiques de Southern Health-Santé Sud.

• Minimum two (2) years’ experience in a medical clinic setting or equivalent health related environment.
• Minimum two (2) years supervisory experience in an administrative setting.

Expérience:

• Minimum de deux (2) ans d'expérience dans une clinique médicale ou dans un milieu de soins de santé.
• Minimum de deux (2) ans d'expérience de supervision dans un environnement administratif de préférence.

• Grade 12 education or equivalent.
• Successful completion of a Medical Office Assistant course or equivalent.
• Successful completion of a Medical Terminology course.
• Other suitable combinations of education and experience may be considered.

Formation (degré/diplôme/certificat):

• Diplôme de 12e année ou l’équivalent.
• Diplôme d'un programme de formation d'Assistant administratif en milieu médical ou l’équivalent.
• Cours de Terminologie médicale requis.
• Combinaison équivalente d’expérience pourra être prise en considération.

Not Applicable

Certification/permis d’exercice/enregistrement:

Non applicable

• Proficiency of both official languages is essential (English/French).
• Proficiency in Microsoft Office Suite Applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Knowledge and experience in maintaining electronic medical records and filing systems, compiling statistics and processing personal health information.
• Knowledge and experience working with Advanced Access.
• Knowledge to understand and support the Clinical Teaching Unit (CTU) and to provide a good resource for students and Residents.
• Demonstrated decision making and problem-solving skills.
• Demonstrated ability to display independent judgement.
• Demonstrated ability to prioritize and work in a fast-paced and changing enviroment.
• Demonstrated ability to build and maintain positive, respectful and professional working relationships.
• Demonstrated ability to work in a team as well as independently.
• Demonstrated ability to provide a high level of attention to detail and accuracy.
• Demonstrated approachable and welcoming demeanor.
• Demonstrated leadership, interpersonal, communication and organizational skills.
• Effective verbal and written communication skills necessary to relate to patients, all employees and general public.
• Given the cultural diversity of our region, the ability to respect and promote a culturally diverse population is required.
• Demonstrated ability to respect confidentiality including paper, electronic formats and other mediums.
• Good work and attendance record.

Qualifications et competences:

• Compétences dans les deux langues officielles (français et anglais) est essentielle.
• Maitrise des applications de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Connaissance et experience de la gestation des dossiers medicaux electroniques et des systems d'archivage, de compilation de statistiques et du traitement des informations personnelles sur la sante.
• Connaissance et experience de l'utilisation du systeme Advanced Access.
• Connaissances necessaires pour comprendre et soutenir l'unite d'enseignement clinique et fournir une bonne ressource aux etudiants et aux residents.
• Competences demontrees en matiere de prise de decision et de resolution de problemes.
• Capacite demontree a faire preuve d'un judgement independant.
• Capacite demontree a etablir des priorites et a travailler dans un environnement dynamique et changeant.
• Capacite demontree a etablir et a maintenir des relations de travail positives, respectueuses et professionnelles.
• Capacite demontree a travailler en equipe et de maniere independante.
• Capacite demontree a accorder une grande attention aux details et a la precision.
• Aptitude averee a faire preuve d'un comportement avenant et accueillant.
• Competences averees en matiere de leadership, de relations interpersonnelles, de communication et d'organisation.
• Competences averees en matiere de communication ecrite et orale pour etablir des relations avec les patients, tous les employes et le grand public.
• Capacite requise a respecter et a promouvoir une population culturellement diversifiee etant donne la diversite culturelle de notre region.
• Capacite demontree a respecter la confidentialite de l'information, qu'elle soit dans des documents papier, electroniques ou sous toutes autres formes.
• Bons antecedents de travail et d'assiduite.

• Demonstrated ability to meet the physical and mental demands of the job.
• No hazardous or significantly unpleasant conditions.
• May work occasionally evenings and weekends as necessary.
• May be required to travel to other regional facilities if required by the duties of the position.

Exigences physiques:

• Capacité démontrée à répondre aux exigences physiques et mentales du poste.
• Pas de conditions dangereuses ou significativement désagréables.
• Possibilités de travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine, selon les besoins.
• Possibilités d’avoir à se rendre dans d'autres établissements régionaux si les fonctions du poste l'exigent.