Technicien(ne) en gestion documentaire

La Ville de Terrebonne, cherche présentement à compléter son équipe de près de 1 300 employés qui œuvrent chaque jour à faire de Terrebonne une ville dynamique et attrayante. Municipalité en plein essor qui compte maintenant près de 125 000 citoyennes et citoyens, Terrebonne constitue la 10e municipalité en importance au Québec.

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TECHNICIEN(NE) EN GESTION DOCUMENTAIRE

POSTE RÉGULIER À TEMPS PLEIN

DIRECTION DU GREFFE ET DES AFFAIRES JURIDIQUES

Sous la responsabilité du supérieur immédiat, le titulaire assure un soutien à la clientèle et accomplit diverses tâches techniques reliées à la gestion, au traitement, à la conservation et à la diffusion de l’information.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Établit les délais de conservation en fonction des lois et présente, en collaboration avec le supérieur immédiat, le plan de classification, ainsi que le calendrier des délais au responsable du service concerné, à des fins de validation;
• Participe à la formation et soutient le personnel dans l’application des procédures et des directives en gestion documentaire;
• Gère les transferts de dossiers qui ne sont plus utilisés par les usagers en vue de faciliter l’archivage, en fonction de leur délai de conservation, de leur format et du service duquel ils proviennent et l’espace disponible sur le territoire de la ville;
• Effectue le traitement des dossiers par leur analyse, leur codification, leur enregistrement dans le logiciel approprié et leur préparation matérielle, selon les normes et lois établies;
• Effectue le traitement des documents en version électronique par leur analyse, leur conversion en format PDF/A ou autres extensions, leur codification, leur enregistrement dans le logiciel approprié et/ou dans la voûte virtuelle. Assure et valide l’intégralité des dossiers hybrides;
• Effectue le traitement des autres supports d’informations tels que l’iconographie et les objets, leur codification, leur enregistrement dans le logiciel et leur préparation matérielle spécifique en vue de la préservation du patrimoine de la ville;
• Numérise les documents conformément aux normes établies;
• Effectue les recherches nécessaires suite aux demandes de la clientèle dans diverses bases de données. Enregistre, sur le logiciel, les données reliées au prêt de dossier et transmet le tout au demandeur. Assure le suivi des documents manquants lors des demandes de prolongation de prêts et des avis de retard;
• Applique les procédures de destruction des dossiers préalablement identifiés et ce, suite à la réception du formulaire autorisé par les directeurs concernés. Avise la firme chargée de la destruction des dossiers, note sur le logiciel les dossiers détruits et procède à l’élagage des boîtes;
• Fait le classement nécessaire suite au retour d’un prêt de dossier ou d’un dossier nouvellement saisi;
• Produit les rapports statistiques demandés par ses supérieurs;
• Effectue diverses tâches de bureau telles que l’ouverture et la distribution du courrier, les photocopies, l’envoi par télécopieur ainsi que les commandes de fournitures de bureau;
• Participe à la mise en place des règles d’applications afin de normaliser les méthodes et procédures internes dans les logiciels;
• Documente et élabore, en collaboration avec son supérieur immédiat, les étapes, les normes et les procédures de divers projets tels la numérisation et l’achat de nouveaux logiciels.