Description
ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Rédiger de la correspondance, divers rapports, des comptes rendus, des tableaux, des fiches ou des formules de tout genre pour le service ;
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, accueillir les citoyens ou visiteurs, les diriger, les informer et/ou prendre les messages et fixer les rendez-vous ;
- Fournir de l’information générale sur le service ou la municipalité ;
- Dépouiller, trier et distribuer le courrier du service ;
- Organiser et tenir à jour le classement de tous les dossiers de la direction et s’assurer du respect de la confidentialité et des suivis de dossiers ;
- Travailler en étroite collaboration avec le directeur du service et le/les autres collaborateurs en leur proposant, le cas échéant, des suggestions favorisant l’efficacité et la qualité du service offert aux citoyens ;
- Coordonner et exercer le suivi des contrats relatifs à son service ;
- Apporter son aide aux collègues de façon ponctuelle pour toute tâche selon ses habiletés et connaissances ;
- Collaborer à différents dossiers spéciaux ponctuels selon la demande de son supérieur ;
- Les tâches énoncées ne constituent pas une liste exhaustive des responsabilités.
EXIGENCES
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en bureautique et expérience pertinente ;
- Maîtrise des outils et équipements informatiques et bureautiques reliés à la fonction ;
- Excellente connaissance du français parlé et écrit ;
- Habileté à fournir adéquatement l’information requise par la clientèle ainsi qu’à faire preuve de tact, de courtoisie, de discrétion et de confidentialité dans la relation d’accueil.
