Greffier(ère) adjoint(e)

Joindre les quelque 200 employés de La Prairie, c’est trouver une communauté tissée serrée qui fait chaque jour la différence dans la vie de 27 015 citoyens.

Vos responsabilités

Vous assisterez et remplacerez au besoin la greffière et directrice dans la planification, l’organisation, la direction et le contrôle des activités liées aux fonctions administratives et légales du service.

Vous verrez à la réalisation des activités liées au secrétariat du conseil municipal, à la réglementation, la gestion contractuelle, l’accès à l’information, la vente pour taxes, les archives, et ce, conformément aux dispositions de la Loi sur les cités et villes et toutes autres lois pertinentes ou lois qui s’appliquent.

Vos principaux défis

• Participer à la mise à jour des outils et des directives en matière de gestion contractuelle;
• Participer à des initiatives d’amélioration de processus internes et transversaux;
• Participer à l’implantation d’un système de gestion intégrée des documents (GID).

Sur votre plan de travail

• vous accompagnerez et soutiendrez la directrice et serez porteur d’une approche de gestion des ressources humaines qui favorise la mobilisation, la participation, la responsabilisation, l’initiative et l’atteinte des objectifs organisationnels. Vous favoriserez un environnement de travail positif et la collaboration inter-service;
• vous effectuerez les recherches de nature juridique en vue d’émettre des opinions juridiques ou des recommandations;
• vous agirez à titre de responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et à ce titre, assurerez le traitement des demandes d’accès à l’information conformément à la loi;
• vous recevrez, analyserez et coordonnerez le traitement des réclamations et des litiges formulés à l’encontre de la Ville;
• vous collaborerez à la rédaction et au suivi de divers contrats, de protocoles d’ententes, de politiques et autres documents de même nature;
• vous participerez à la coordination, à la conservation et au classement des archives de la Ville, vous participerez à la mise en place d’un système de gestion documentaire et en contrôlerez l’application;
• vous assurerez l’application des règles de gestion contractuelle et procèderez à l’ouverture des soumissions publiques conformément à la loi. Vous ferez le suivi avec les personnes concernées et agirez à titre de secrétaire des comités de sélection;
• vous superviserez , coordonnerez et contrôlerez le travail accompli par le personnel sous votre responsabilité;
• en collaboration avec le greffier, vous coordonnerez la préparation ainsi que le suivi des séances du conseil municipal et assisterez aux séances préparatoires et publiques en l’absence du greffier ou à sa demande;
• vous participerez à l’organisation de la vente des immeubles sur lesquels les taxes imposées n’ont pas été payées;
• vous participerez de manière importante au processus menant à une élection ou un référendum municipal ainsi qu’à la tenue des registres sur les règlements;
• vous effectuerez les autres tâches connexes en lien avec l’emploi.