Description
VOTRE GROUPE DE TRAVAIL
Direction des services administratifs et à la communauté (60 %) et Bureau de soutien à la réalisation des projets (40%)
SOMMAIRE DE LA FONCTION
La personne titulaire de ce poste assume diverses tâches administratives de nature variée et complexe, auprès de la Direction des services administratifs et à la communauté et au Bureau de soutien à la réalisation des projets.
À la Direction des services administratifs et à la communauté
À la Direction des services administratifs et à la communauté, elle assiste sa supérieure immédiate ainsi que la personne conseillère à la DSAC lorsque requis dans la planification et l’organisation des activités de son secteur et assure le suivi des opérations qui en découlent.
Au Bureau de soutien à la réalisation des projets
Elle assiste sa supérieure immédiate ainsi que les membres de l’équipe du BSRP dans la planification, la coordination et le suivi administratif des activités du secteur. À ce titre, elle contribue au respect des échéanciers et à la mise à jour des outils de suivi, notamment en effectuant des relances administratives liées aux plans de projet et en offrant un soutien à leur actualisation.
Elle participe également à la mise en forme, à la révision et à l’amélioration de livrables administratifs, tels que des gabarits et des documents de travail. Enfin, elle soutient l’organisation logistique et la coordination de rencontres d’envergure, incluant des communautés de pratique et des ateliers réunissant plusieurs parties prenantes.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Tant à la DSAC qu’au BSRP, dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire du poste aura à transiger à l’occasion de l’information stratégique et des dossiers de nature confidentielle tant à l’interne qu’à l’externe de l’Université TÉLUQ.
- Prépare des documents aux fins de présentation, participe à la production de divers rapports administratifs et en assure l’organisation technique à l’aide des technologies appropriées. S’assure également de la qualité du travail.
- Est responsable du soutien à l’organisation et au suivi administratif à l’aide de divers systèmes reliés au travail de secrétariat, notamment le système de classement, de fichiers informatiques de gestion, d’échéanciers, d’archivage.
- Assiste à plusieurs comités institutionnels, rédige et diffuse les ordres du jour, des procès-verbaux et des documents afférents.
- Tient à jour la comptabilité de l’unité, enregistre les dépenses effectuées, compare les écritures comptables avec les pièces justificatives, releve les erreurs et avise le personnel concerné, fait rapport sur les états de comptes; participe à la planification et à la révision des budgets, rédige les bons de commande, tient à jour le registre des dépenses et informe les personnes concernées des disponibilités budgétaires;
- Reçoit et filtre les appels téléphoniques et les courriels entrant sur des boîtes génériques et donne des renseignements; accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires; oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité. Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités;
- Soutient la direction dans la gestion de l’agenda. À cette fin, tient à jour un calendrier de planification des activités, prend et fixe certains rendez-vous pour son supérieur, organise certaines rencontres selon les priorités, réaménage l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus; effectue le suivi de décisions prises par son supérieur et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation; soutient les directions et les personnes professionnelles dans la préparation de dossiers, rapports et présentations devant être soumis aux instances, aux bailleurs de fonds ou aux donateurs.
EXIGENCES
- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
- 7 ans d'expérience pertinente
AUTRES
- Très bonne compétence linguistique en français écrit (70 %);
- Forte aptitude à gérer différents dossiers prioritaires simultanément;
- Maîtrise du système de gestion administrative pour fins de gestion budgétaire;
- Grandes habiletés rédactionnelles, ainsi qu’une excellente habileté à communiquer verbalement;
- Esprit d’initiative, bonne gestion du stress et autonomie;
- Rigueur, minutie et souci du détail;
- Sens de la collaboration, de l’anticipation, de la planification et de l’organisation développé;
- Habiletés dans les relations interpersonnelles, discrétion, professionnalisme et diplomatie;
- Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion;
- Maîtrise des logiciels de la suite MS Office;
- Maîtrise du logiciel Excel (sera validé par un test).
MODE DE TRAVAIL
Télétravail avec présence occasionnelle au bureau de Québec selon les besoins des services.
TYPE DE POSTE
Remplacement de 12 mois
MILIEU INCLUSIF
L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.
L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.
Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez support@workland.com
