Secrétaire de gestion

Du 12-04-2024 au 28-04-2024

Faculté des lettres et des sciences humaines
École de langues
Pavillon Charles-De-Koninck
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, des tâches de secrétariat afin de participer au suivi des processus relatifs aux études et à l'administration de son secteur.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'effectuer le suivi de dossiers et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Réalise des activités propres aux études telles que l'admission, l'inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l'attribution de locaux, les réunions, etc.
4. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
5. Complète, vérifie, corrige et concilie des listes, documents et réquisitions. Effectue des calculs. Assure le suivi des documents et le respect des échéanciers.
6. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
7. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Deux (2) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Capsule, Banner, PeopleSoft RH, Constellio.

La personne titulaire de ce poste veille à l’application de la convention collective du Syndicat des travailleuses et travailleurs étudiants et postdoctoraux (STEP), collabore au suivi du programme de francisation des personnes immigrantes du ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) et appuie les personnes responsables dans la gestion administrative des bourses de l’École de langues.

En collaboration avec la coordonnatrice à l’administration, prépare les contrats des auxiliaires d’enseignement, notamment pour le service de l’animation, le programme de francisation, l’aide pédagogique, la surveillance des tests de classement et des examens avec mesures d’accommodement. Assure le suivi de l’affichage des offres d’emploi auprès du Service de développement professionnel. Procède à la compilation et à la déclaration des heures travaillées et répond aux questions des auxiliaires. Prépare le tableau de remboursement de la surveillance des examens avec mesures d’accommodement et des tests de langues du Centre d’aide aux étudiants à la fin de chaque session.

Sous la supervision de la personne responsable du programme de francisation du MIFI, prépare le tableau de compilation des absences des étudiants et s’assure que les enseignants et les auxiliaires y ont accès, transmet au MIFI les demandes de dépôt direct des étudiants inscrits, transmet les formulaires d’inscription et les notes finales des étudiants au Service de développement professionnel, prépare et envoie par courriel les attestations.

En appui aux personnes responsables de la gestion des bourses, fait la mise à jour de l’information concernant l’offre de bourses de mérite et de bourses d’appui à l’apprentissage du français langue seconde de l’École sur l’outil de Gestion des programmes de bourses (GPB) du Bureau des bourses et de l’aide financière (BBAF), prépare la liste et les dossiers de candidatures et s’occupe du suivi des demandes d’information des étudiants.

Traite les demandes de photocopies des examens et notes de cours des enseignants (tâche partagée avec une collègue). Assiste les enseignants, au besoin, pour la mise en page de notes de cours.
Effectue des tâches générales de secrétariat telles que classement, photocopies, assemblage de documents.
Effectue au besoin d’autres tâches de secrétaire au sein de l’équipe du secrétariat.

Notes
Normalement, le personnel de l’École de langues ne peut prendre plus de 3 semaines de vacances l’été, dont deux consécutives.

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.