Description
Rejoignez notre équipe dynamique en tant que secrétaire à temps partiel au Centre universitaire de formation continue de l'Université de Sherbrooke au Campus de Longueuil. Rejoignez-nous pour contribuer à l'excellence de notre service administratif!
Sous la direction de la personne supérieure immédiate, le ou la secrétaire produit divers documents, accueille et informe la clientèle. Effectue différentes tâches reliées au courrier, au classement et à la photocopie. Assure le suivi d'opérations bien définies.
Responsabilités
1. Produit divers documents tels que lettres, rapports, examens, notes de cours, demandes de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes s'assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle. Rédige la correspondance relative à son travail.
2. Effectue la saisie et la mise à jour des données dans un système informatique. Produit des listes et des rapports à l'aide de logiciels appropriés. Tient à jour les applications informatisées courantes.
3. Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités de son secteur. Vérifie l'exactitude des données apparaissant sur des documents comptables, administratifs ou relatifs aux études, et y apporte des corrections. Applique dans ce domaine des directives établies.
4. Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies telles que vente de matériel, tenue d'une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, retour de marchandises, prise d'inventaire, renouvellement des fournitures de bureau, demande de clés, réservations d'appareils, de locaux ou de services.
5. Participe à la bonne marche d'événements ou d'opérations spéciales tels que colloques, congrès, expositions, cliniques. Enregistre les réservations et les rendez-vous, encaisse les frais de participation et informe les participantes et participants.
6. Effectue des recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements.
7. Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages. Convoque les participantes et participants aux réunions.
8. Accueille les visiteuses et visiteurs, donne des renseignements généraux concernant les politiques, procédures et normes en vigueur dans son secteur. Trouve les solutions aux problèmes particuliers ou réfère la clientèle à la personne responsable.
9. Classe divers documents selon un système établi et tient à jour les tableaux d'affichage.
10. Reçoit, trie, distribue et expédie le courrier. Effectue des travaux de photocopie; trie, pagine et assemble divers documents.
11. Utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Voit à leur entretien courant et fait des appels de service lorsque requis.
12. Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.
13. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
14. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.
À propos du Campus de Longueuil
Le Campus de Longueuil de l'UdeS accueille chaque année quelque 6 800 étudiantes et étudiants, majoritairement dans des programmes de formation continue de deuxième et troisième cycles, en plus d'activités de formation sur mesure. Il contribue au développement des milieux social et économique de la région par sa capacité à répondre à leurs besoins et par son sens de l'innovation.
Installé dans le premier édifice universitaire de la Rive-Sud de Montréal, le Campus de Longueuil est facilement accessible grâce à un vaste atrium public qui le relie directement au terminus d'autobus de Longueuil et à la station de métro Longueuil-Université-de-Sherbrooke. De plus, le Campus est situé tout près du pont Jacques-Cartier et de la route 132.
Sur ses campus, elle offre un environnement et des infrastructures de choix qui profitent à l'ensemble de sa communauté universitaire. Au Campus de Longueuil, on retrouve notamment un centre sportif avec des tarifs réduits pour les membres du personnel, l'accès à un réseau de bibliothèques dont l'abonnement est gratuit ainsi que des services de restauration. L'UdeS propose également aux membres de son personnel diverses mesures pour simplifier leurs déplacements et favoriser la mobilité durable dont un nouveau programme incitatif de transport en commun (avec une contribution de l'employeur atteignant jusqu'à 50 $ par mois), un programme de covoiturage avec retour garanti, une Vélostation et des vélos en mode libre-service.
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Sous la direction de la personne supérieure immédiate, le ou la secrétaire produit divers documents, accueille et informe la clientèle. Effectue différentes tâches reliées au courrier, au classement et à la photocopie. Assure le suivi d'opérations bien définies.
Responsabilités
1. Produit divers documents tels que lettres, rapports, examens, notes de cours, demandes de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes s'assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle. Rédige la correspondance relative à son travail.
2. Effectue la saisie et la mise à jour des données dans un système informatique. Produit des listes et des rapports à l'aide de logiciels appropriés. Tient à jour les applications informatisées courantes.
3. Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités de son secteur. Vérifie l'exactitude des données apparaissant sur des documents comptables, administratifs ou relatifs aux études, et y apporte des corrections. Applique dans ce domaine des directives établies.
4. Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies telles que vente de matériel, tenue d'une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, retour de marchandises, prise d'inventaire, renouvellement des fournitures de bureau, demande de clés, réservations d'appareils, de locaux ou de services.
5. Participe à la bonne marche d'événements ou d'opérations spéciales tels que colloques, congrès, expositions, cliniques. Enregistre les réservations et les rendez-vous, encaisse les frais de participation et informe les participantes et participants.
6. Effectue des recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements.
7. Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages. Convoque les participantes et participants aux réunions.
8. Accueille les visiteuses et visiteurs, donne des renseignements généraux concernant les politiques, procédures et normes en vigueur dans son secteur. Trouve les solutions aux problèmes particuliers ou réfère la clientèle à la personne responsable.
9. Classe divers documents selon un système établi et tient à jour les tableaux d'affichage.
10. Reçoit, trie, distribue et expédie le courrier. Effectue des travaux de photocopie; trie, pagine et assemble divers documents.
11. Utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Voit à leur entretien courant et fait des appels de service lorsque requis.
12. Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.
13. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
14. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.
À propos du Campus de Longueuil
Le Campus de Longueuil de l'UdeS accueille chaque année quelque 6 800 étudiantes et étudiants, majoritairement dans des programmes de formation continue de deuxième et troisième cycles, en plus d'activités de formation sur mesure. Il contribue au développement des milieux social et économique de la région par sa capacité à répondre à leurs besoins et par son sens de l'innovation.
Installé dans le premier édifice universitaire de la Rive-Sud de Montréal, le Campus de Longueuil est facilement accessible grâce à un vaste atrium public qui le relie directement au terminus d'autobus de Longueuil et à la station de métro Longueuil-Université-de-Sherbrooke. De plus, le Campus est situé tout près du pont Jacques-Cartier et de la route 132.
Sur ses campus, elle offre un environnement et des infrastructures de choix qui profitent à l'ensemble de sa communauté universitaire. Au Campus de Longueuil, on retrouve notamment un centre sportif avec des tarifs réduits pour les membres du personnel, l'accès à un réseau de bibliothèques dont l'abonnement est gratuit ainsi que des services de restauration. L'UdeS propose également aux membres de son personnel diverses mesures pour simplifier leurs déplacements et favoriser la mobilité durable dont un nouveau programme incitatif de transport en commun (avec une contribution de l'employeur atteignant jusqu'à 50 $ par mois), un programme de covoiturage avec retour garanti, une Vélostation et des vélos en mode libre-service.
Réception des candidatures
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton «Postuler».
La date limite pour postuler est le 3 juin 2024 à 17 h.
Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.
