Sous la supervision de la direction des finances, la personne titulaire du poste d'adjoint administratif - comptabilité et paie est responsable du traitement complet de la paie, de la gestion des comptes à payer ainsi que de la facturation aux clients. Elle assure également un soutien administratif au service des ressources humaines. Elle joue un rôle clé dans la bonne marche des opérations financières et administratives de l'entreprise, en veillant à l'exactitude, à la conformité et à la confidentialité des renseignements traités.
Responsabilités principales
Paie
- Traiter la paie de l'ensemble des employés selon la fréquence établie (aux deux semaines), incluant le calcul des heures régulières, supplémentaires et des primes;
- Assurer la mise à jour des dossiers de paie (nouvelles embauches, changements de salaire, congés, départs, etc.);
- Produire les relevés d'emploi (RE) et les documents liés à la fin d'emploi;
- Produire les rapports de paie et les feuillets de fin d'année (T4, Relevé 1).
Comptes à payer
- Effectuer la saisie et le traitement des factures fournisseurs;
- Vérifier l'exactitude des factures (prix, quantités, approbations) avant paiement;
- Préparer les paiements aux fournisseurs (chèques, virements, prélèvements) selon les échéances;
- Assurer le suivi des comptes fournisseurs et résoudre les écarts ou litiges;
- Maintenir à jour les dossiers fournisseurs.
Facturation client et comptes à recevoir
- Préparer et émettre les factures aux clients selon les commandes et les livraisons;
- Assurer le suivi des comptes clients et des paiements en souffrance;
- Effectuer les relances de paiement auprès des clients, au besoin;
- Concilier les comptes clients et résoudre les écarts;
- Collaborer avec l'équipe des ventes pour assurer une facturation exacte des commandes.
Tâches administratives — Ressources humaines
- Assister dans la gestion administrative des dossiers employés (embauche, mise à jour, départ);
- Assurer le suivi des dossiers d'assurance collective et des avantages sociaux;
- Soutenir le suivi des dossiers SST, d'invalidité et d'absences, en collaboration avec l'équipe des ressources humaines;
- Participer à diverses tâches administratives générales selon les besoins de l'entreprise.
