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L’adjointe administrative soutient un conseiller en assurance ou en finance dans l’ensemble de ses activités professionnelles. Elle assure la coordination administrative, la préparation des dossiers clients, le suivi des demandes, la conformité documentaire et la qualité du service à la clientèle. Son rôle est essentiel pour optimiser l’efficacité du conseiller et garantir une expérience client professionnelle, fluide et rigoureuse.
Responsabilités principales
1. Gestion administrative et organisation du travail
Préparer, organiser et mettre à jour les dossiers clients (assurance, épargne, retraite, fiscalité, etc.).
Assurer la gestion documentaire : classement, numérisation, archivage, conformité réglementaire.
Rédiger et mettre en forme des lettres, avis, communications internes et externes.
Gérer l’agenda du conseiller : planification des rencontres, rappels, coordination des suivis.
Assurer la préparation logistique des rendez-vous (documents, formulaires, projections, rapports).
2. Support au conseiller
Préparer les formulaires nécessaires aux analyses financières ou aux propositions d’assurance.
Effectuer les pré‑vérifications des documents avant transmission aux assureurs ou institutions financières.
Assurer le suivi des demandes en cours (soumissions, modifications, renouvellements, réclamations).
Compiler les informations nécessaires aux analyses (revenus, bilans, besoins de protection, etc.).
Soutenir le conseiller dans la gestion des priorités et le respect des échéanciers.
3. Service à la clientèle
Accueillir les clients (téléphone, courriel, en personne) et répondre aux demandes de première ligne.
Offrir un service courtois, professionnel et confidentiel.
Effectuer les rappels pour les documents manquants, les renouvellements ou les suivis de dossiers.
Assurer une communication claire, structurée et conforme aux standards de l’entreprise.
4. Conformité et traitement des dossiers
Vérifier l’exactitude des informations fournies par les clients.
S’assurer que les formulaires sont complets, signés et conformes aux exigences légales.
Collaborer avec les assureurs, institutions financières et partenaires pour le traitement des dossiers.
Maintenir une rigueur élevée dans la gestion des données confidentielles.
5. Soutien opérationnel et tâches connexes
Mettre à jour les bases de données clients et les outils CRM.
Préparer des rapports de suivi, tableaux de bord ou statistiques pour le conseiller.
Participer à l’amélioration des processus administratifs.
Assurer la coordination des campagnes de communication ou de relance client (au besoin).
Excellente organisation, gestion des priorités et autonomie.
Grande rigueur administrative et souci du détail.
Communication professionnelle, claire et structurée.
Maîtrise des outils informatiques (Suite Office, CRM, plateformes des assureurs).
Discrétion, respect de la confidentialité et professionnalisme.
Capacité à travailler en collaboration avec un conseiller et à soutenir son efficacité.
Une personne méthodique, proactive, orientée service à la clientèle, capable de soutenir un professionnel dans un environnement réglementé où la précision, la rapidité d’exécution et la qualité du suivi sont essentielles.
Professional
undetermined
0-2 years
Fr : Intermediate
Fr : Intermediate
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