Adjoint(e) - Coordonnateur (trice) des opérations
Nous sommes un bureau d’architectes situé à Lévis, reconnu pour la qualité de ses projets et son approche collaborative depuis plus de 45 ans. Notre équipe travaille sur une diversité de mandats, allant de projets ponctuels à des réalisations plus complexes.
Notre réalité ? Beaucoup de projets, beaucoup d’idées… et des journées parfois un peu trop courtes.
C’est pourquoi nous cherchons une personne clé pour nous aider à mieux structurer nos opérations et fluidifier notre quotidien. Le tout au sein d'équipe fort sympathique et en partenariat avec une adjointe de direction incroyable, en l'occurrence, moi ;)
Nous offrons
- un rôle clé avec un réel impact sur l’organisation
- une équipe engagée et accessible
- un environnement humain (oui, vraiment)
- une diversité de projets stimulants
- un poste où vos idées seront écoutées
Les principales responsabilités du poste à combler sont les suivantes :
- assurer le suivi administratif des projets en cours :
- tenir à jour les registres
- coordonner la circulation des documents internes
- suivre les signatures, approbations et dépôts requis
- communiquer avec les clients et autres intervenants lorsque requis
- rédiger les rapports et comptes-rendus
- préparer les offres de services
- mettre en forme les documents et mettre à jour les gabarits
- classer et archiver les documents
- répondre et acheminer les courriels et appels
- transmettre les rappels d’échéance
Éventuellement, la personne recherchée sera impliquée dans l’amélioration des processus
- proposer des améliorations organisationnelles
- standardiser les modèles de documents
- participer à l’implantation d’outils de gestion
- identifier les irritants organisationnels