Description
Adjointe de projet / Soutien à la gestion de projet et chantier
Rôle général
L’adjoint de projet assure le soutien administratif, technique et documentaire nécessaire à la bonne exécution des projets de construction. Il collabore étroitement avec les chargés de projet, estimateurs, surintendants et sous-traitants afin d’assurer la coordination efficace des communications, la conformité des documents et le respect des échéanciers.
Rigoureux et organisé, il veille à la gestion structurée des dossiers, à la préparation des documents contractuels et au suivi des différentes étapes du projet — de la préconstruction jusqu’à la clôture.
Soutien administratif et coordination générale
. Soutenir le directeur de construction dans ses tâches quotidienne
- Préparer, réviser et formater les documents de projet (soumissions, bons de commande, contrats, formulaires CNESST, rapports, etc.).
- Organiser et tenir à jour la structure documentaire (plans, devis, dessins d’atelier, addendas, correspondance).
- Gérer la diffusion et le classement numérique dans les plateformes (Procore, Dreeven, SharePoint, OneDrive, etc.).
- Assurer le suivi des courriels et communications avec les sous-traitants, professionnels et clients.
- Tenir les listes de distribution et mettre à jour les coordonnées des intervenants.
Gestion des documents techniques
- Télécharger, nommer et classer les plans et devis selon les révisions.
- Maintenir les registres des plans émis et préparer les transmittals.
- Compiler et suivre les dessins d’atelier, les fiches techniques et les approbations.
- Mettre à jour les tableaux de suivi des addendas, directives de chantier et modifications.
Soutien à l’estimation et aux appels d’offres
- Préparer et envoyer les invitations à soumissionner aux sous-traitants.
- Assurer la réception et l’organisation des soumissions reçues.
- Mettre à jour les tableaux comparatifs et vérifier la conformité des documents reçus (assurances, licences RBQ, etc.).
- Rédiger des lettres d’intention, bons de commande et contrats de sous-traitance.
Soutien à la gestion de chantier
- Préparer et émettre les ordres de changement, directives et bons de travail.
- Gérer les demandes de paiement et les quittances des sous-traitants.
- Compiler les rapports de chantier, photos et suivis de déficiences.
- Assurer la coordination des inspections et la fermeture des dossiers.
- Commander les fournitures, équipements et services temporaires (roulottes, conteneurs, clôtures, etc.).
Comptabilité et administration
- Préparer les documents pour la facturation progressive et les réclamations de paiement.
- Tenir à jour les registres d’assurances, de conformité et de prévention.
- Participer à la préparation des documents de fin de projet (dossier de remise, garanties, fiches techniques)
