Commis Administratif(ve)

Titre du poste

Commis administratif(ve) – Service à la clientèle / Facturation

Supérieur immédiat

Sous la supervision du/de la Planificateur(trice) demande/offre, le(la) commis administratif(ve) reçoit, saisit et traite les commandes clients, assure la facturation associée et communique les informations pertinentes aux clients et aux équipes internes. Il(elle) contribue à la qualité du service à la clientèle et agit comme remplaçant(e) au sein de l’équipe, incluant les tâches reliées à la réception.

Chez Viau, nous ne fabriquons pas seulement des produits alimentaires de qualité : nous bâtissons aussi des carrières solides dans un environnement stimulant, sécuritaire et humain.

Ce que nous offrons :

• Un salaire compétitif et des avantages sociaux complets :
• Assurances collectives (médicaments, dentaire, vision et plus)
• Régime de retraite (REER avec contribution de l’employeur)
• Accès à la télémédecine
• Programme d’aide aux employés (PAE)
• Un environnement de travail respectueux où tes idées comptent

Une équipe passionnée et collaborative
La fierté de contribuer à une entreprise reconnue et en pleine croissance

Responsabilités principales

• Saisir et traiter l’ensemble des commandes reçues par téléphone, télécopieur (fax), courriel et via le système Alligacom, dans le système informatique interne.
• Confirmer chaque commande auprès des acheteurs (validation des prix, quantités et date de livraison).
• Imprimer les commandes et les transmettre au département de l’expédition.
• Répondre aux demandes des clients et des représentants dans les meilleurs délais; résoudre les situations courantes ou acheminer les dossiers aux personnes-ressources au besoin.
• Valider, au besoin, les quantités à produire avec le(la) planificateur(trice) de production.
• Produire les rapports de ventes et de facturation (hebdomadaires, mensuels, trimestriels).
• Vérifier et analyser les réclamations / charges clients : valider la demande, investiguer à l’interne et rassembler les pièces justificatives.
• Effectuer les ajustements de prix dans les systèmes internes, selon les procédures en vigueur.
• Assurer le remplacement à la réception lors des absences de la réceptionniste.
• Effectuer toute autre tâche connexe reliée au poste.

Exigences SQF / HACCP

• S’assurer que ses actions soutiennent la fabrication de produits conformes aux critères de qualité et de sécurité alimentaire définis par l’entreprise.
• Respecter les exigences du code SQF et signaler tout problème de salubrité alimentaire au personnel autorisé à intervenir.

Exigences – formation, habiletés et expérience

• Bilinguisme français/anglais, oral et écrit.
• Diplôme d’études secondaires (DES).
• Expérience en service à la clientèle et notions de comptabilité.
• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Rigueur : minutie et précision en saisie de données.
• Maîtrise de Microsoft Office, surtout Excel (RECHERCHEV et tableaux croisés dynamiques).
• Entregent, écoute, diplomatie et esprit d’équipe.
• Autonomie et polyvalence.

Conformément à la Loi 25, les renseignements personnels soumis dans le cadre de cette candidature, incluant les curriculums vitae, seront utilisés uniquement aux fins du processus de recrutement. Les CV des candidats non retenus seront détruits de façon sécuritaire dans un délai 3 mois suivant la fin du processus.