Répartiteur(trice)

Nature du travail

Relevant du service de la gestion des immeubles et sous l’autorité de son supérieur, le rôle principal et habituel de l’employé de ce titre d’emploi consiste à recevoir, transmettre et assurer le suivi des appels relatifs aux divers travaux du service de la gestion des immeubles et aux demandes de réparation des locataires. L’employé doit répartir les demandes pour leur exécution et assurer le suivi du calendrier de réalisation. Il effectue des tâches administratives reliées au fonctionnement de son service selon les normes et politiques en vigueur.

Attributions caractéristiques

• recevoir les appels d’urgence, initier le processus de transmission des demandes d’intervention prévu pour chaque situation, assurer le lien entre le contremaître et les différents intervenants;
• recevoir les demandes de réparations, les inscrire et les répartir pour exécution aux ressources internes ou externes en fonction de la nature des travaux, des horaires des employés et des priorités établies;
• assurer le suivi des appels d’urgence reçus durant les heures de fermeture du bureau, auprès des fournisseurs, des locataires et des intervenants internes;
• recevoir et transmettre les appels de suivi de travaux pour les techniciens et les contremaîtres, contacter les fournisseurs, effectuer le suivi du calendrier de réalisation;
• reçevoir les appels des clients sinistrés et/ou accidentés, remplir le formulaire détaillé de rapport d’accident et le transmettre au service concerné;
• obtenir la liste des logements libérés, préparer et assurer le suivi du calendrier de préparation des logements vacants, assurer le lien entre le contremaître et les différents intervenants;
• informer le locataire de la facturation de certains travaux et acheminer les documents au service concerné pour traitement;
• fixer des rendez-vous, accueillir les visiteurs, fournir de l’information générale sur les démarches relatives à leur demande et les diriger vers les services appropriés;
• assurer le traitement des demandes, des remises de clés et des cartes magnétiques, recevoir les paiements et émettre les reçus;
• compiler des données, produire des tableaux informatiques, transcrire des documents, remplire des formulaires et des registres, inscrire des notes aux dossiers, enregistrer les demandes et les informations relatives aux travaux et à leur suivi dans les fichiers informatiques appropriés et effectuer des recherches dans ces fichiers;
• recevoir et traiter les appels radio et les avis d’engagement de dépenses des employés du service;
• effectuer différentes tâches de secrétariat et de classement, trier et distribuer le courrier;
• effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications minimales requises :

Diplôme d’étude professionnelle secondaire V (DEP), en secrétariat ou formation équivalente.

1 an dans des fonctions jugées équivalentes et/ou dans le traitement des plaintes.

Connaissance de l’environnement Windows et de l’utilisation des logiciels usuels de Microsoft Office, Word et Excel.

Rémunération

Classe 5 du système de classification prévu à la convention collective