Adjointe administrative

Profil recherché

• Capacité à apprendre rapidement et à devenir autonome après la période de formation
• Respect des procédures et des limites décisionnelles établies
• Esprit collaboratif, notamment au sein du comité marketing
• Polyvalence et sens de l’organisation
• Discrétion et rigueur dans la gestion des informations

Mission principale

Assurer un soutien administratif et organisationnel auprès de la direction et des différents départements, en veillant à la coordination des activités, la gestion documentaire et le suivi des processus internes.

Responsabilités clés

1. Gestion des achats et approvisionnement

• Assurer le suivi des commandes fournisseurs et des délais d’approvisionnement
• Comparer les prix et analyser les fournisseurs
• Coordonner certaines commandes, achats et inventaires administratifs
• Gérer les ententes et conditions d’achat
• Faire les commandes de fournitures de bureau et d’usine

1. Soutien technologique

• Participer à l’implantation ou à l’amélioration de logiciels (ERP, CRM, comptabilité)
• Assurer la liaison avec les fournisseurs de solutions technologiques pour le suivi des projets
• Former ou assister les utilisateurs internes lors des mises à jour ou changements de systèmes
• Identifier les besoins d’amélioration et proposer des solutions
• Offrir un soutien technique dans la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et assister les cadres ou employés dans l’exécution de leurs fonctions; au besoin.

1. Santé, sécurité et conformité

• Gérer les dossiers de santé et sécurité au travail (SST)
• Préparer les documents pour audits ou inspections
• Assurer le suivi des obligations légales et réglementaires
• Mettre à jour les registres et procédures SST
• Coordonner les communications avec les organismes externes en cas d’inspection
• Participer aux enquêtes et analyses d’accident
• Personne-ressource pour la mutuelle en cas d’accident

1. Support administratif et organisationnel

• Remplacer temporairement des fonctions clés (administration, ventes internes)
• Assister la direction générale dans la planification, la coordination et le suivi des activités administratives
• Participer à la préparation et la tenue des réunions des différents comités et du conseil d’administration : convocations, ordres du jour, procès-verbaux et suivis des actions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus, rapports et suivis
• Coordonner la communication interne entre les départements pour assurer le bon déroulement des projets
• Préparer des rapports de suivi et des tableaux de bord pour appuyer la prise de décision
• Veiller au respect des échéanciers et des priorités administratives

1. Rédaction et gestion documentaire

• Rédiger, réviser et mettre en page des documents officiels (lettres, procès-verbaux, rapports, présentations, etc.)
• Assurer la gestion et le classement des dossiers et des archives
• Collaborer à la mise à jour des politiques internes et des procédures administratives
• Maintenir une base documentaire organisée et accessible
• Garantir la conformité des documents aux normes internes et légales

1. Soutien au marketing

• Participer à la préparation et mise en page de documents promotionnels (brochures, présentations, infolettres)
• Assurer la mise à jour des contenus sur les plateformes numériques (site web, réseaux sociaux) en collaboration avec différentes firmes externes
• Soutenir l’organisation d’événements (foires, salons, activités corporatives)
• Participer au comité marketing et collaborer à la collecte et l’analyse de données pour les campagnes
• Assurer la coordination avec les agences externes pour le respect des échéanciers et des livrables

Et tout autre tâche connexe.

« Veuillez prendre note que nous acceptons les candidatures jusqu’au 8 janvier. »