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Micrologic
New Telecommuting

Coordonnateur.trice du bureau de soumission

2786, chemin Sainte-Foy, Quebec City,QC
  • To be discussed
  • 40.00 h - Full time

  • Permanent ,Telecommuting job

  • Day

  • 1 position to fill as soon as possible

Benefits


Chez Micrologic, on ne se contente pas d’imaginer notre avenir technologique. On le bâtit. Est-ce que tu as le goût d’y contribuer? Travailler chez Micrologic, que ce soit avec notre cloud souverain 100 % canadien ou nos services en technologies de centres de données et en intelligence artificielle, c’est oser chaque jour relever des défis complexes et proposer des solutions innovantes. Mais surtout, c’est travailler aux côtés de personnes solidaires, respectueuses et intègres, qui s’engagent à toujours faire mieux pour le bien collectif. Des personnes qui cherchent à développer des solutions toujours plus responsables, à faire prospérer l’économie et l’intelligence collective d’ici. Des personnes dont les contributions sont reconnues et valorisées. Et pour toi, au quotidien, cela veut dire :

Rôle

Le titulaire du poste aura comme principale responsabilité la préparation des propositions de service issues d’appels d’offres publics et privés, notamment en infonuagique, en services-conseils (placement de personne), en infrastructures technologiques et en cybersécurité.

À cet effet, il aura à assurer la veille, à coordonner la gestion des tâches dans le CRM en place, à préparer les propositions (plans de travail, gabarits, formulaires et certifications, assurance qualité), à effectuer tous les suivis nécessaires et à s’assurer du dépôt dans les délais prescrits.

Responsabilités

Traitement des réponses aux appels d’offres

  • Assurer la veille au provincial (SEAO) et au fédéral (Canada Buys et autres);
  • Créer un plan de travail énonçant les différentes sections à rédiger en vue d’attribuer un responsable dédié (AO services-conseils et d’envergure);
  • Au besoin, coordonner et animer des réunions de travail;
  • Préparer le gabarit de proposition et l’acheminer aux intervenants impliqués dans la préparation de la proposition;
  • Une fois le contenu rédigé, intégrer celui-ci au gabarit, puis en faire la révision et la mise en page, et veiller à ce que les exigences sont bien satisfaites;
  • Effectuer un suivi rigoureux auprès des responsables impliqués dans la rédaction afin de respecter les délais;
  • Finaliser la proposition et assurer son envoi (électronique ou papier); 
  • Assurer la gestion documentaire des dossiers;
  • Mettre à jour le CRM.

Traitement des autres documents

  • Mettre en page et réviser les CV pertinents aux AO services-conseils;
  • Mettre à jour le répertoire de documentation requise (fiches projets, approches préconisées, etc.);
  • S’assurer de la validité des formulaires et des attestations exigées au moment du dépôt (CNESST, AMP, Revenu Québec et autres).

Assurance qualité et optimisation des processus internes

  • Développer des mécanismes d’assurance qualité dans la gestion des propositions;
  • Contribuer au développement et à l’amélioration du Bureau de soumissions. de soumissions.

Traitement des propositions hors appels d’offres

  • Assurer le remplacement des ressources affectées à la rédaction de propositions hors appels d’offres:
    • Préparer les propositions selon les paramètres énoncés dans les tâches reçues et le modèle de proposition établi.
    • Mettre à jour les occasions d’affaires dans le CRM.
    • Assurer la validation des propositions auprès des approbateurs nécessaires, activer le processus automatisé de signatures électroniques puis envoyer la proposition au directeur de comptes attitré.
    • Vérifier la conformité des signatures et transférer aux équipes concernées pour la suite.




Requested skills

Compétences requises

  • Grande efficacité, rigueur et souci du détail;
  • Fortes habiletés de coordination et de communication;
  • Aisance à faire des suivis auprès de collaborateurs multiples;
  • Intérêt pour le domaine des technologies de l’information;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
  • Grande habileté de synthèse;
  • Expertise dans la production de documents, mise en page, correction et révision;
  • Expertise dans un rôle de rédaction aux offres de services (un atout);
  • Toute expérience jugée équivalente.

Exigences requises

  • Formation collégiale en administration ou expérience équivalente;
  • Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste administratif;
  • Excellente maîtrise du français écrit;
  • Connaissance avancée de l’anglais, à l’oral et à l’écrit;
  • Connaissance des rouages d’un bureau de soumission et expertise dans un rôle de rédaction aux offres de services (un atout);
  • Excellente maîtrise de la suite Office 365, principalement Word, Adobe et Excel;
  • Toute combinaison d’expérience et de formation jugée équivalente sera considérée. 

 

Micrologic souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi, lequel met en œuvre des mesures visant à favoriser une représentation accrue des groupes ciblés, à savoir les femmes, les autochtones, les minorités visibles et les personnes en situation de handicap.

Les personnes handicapées peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désirent.

En accord avec la Loi 25 et les réglementations en vigueur, lorsque vous postulez sur l’une de nos opportunités d’emploi, vous autorisez Micrologic à conserver les données transmises dans une banque de candidatures.

Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte et désigne autant les femmes que les hommes.


Equal Opportunity Employer

This employer is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected factors. Disability-related accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.


Requirements

Level of education

College

Diploma

DEC

Completed

Work experience (years)

3-5 years

Written languages

Fr : Advanced

En : Advanced

Spoken languages

Fr : Advanced

En : Advanced