Adjoint(e) administratif(ve) - construction

Travailler chez Magil, c’est un peu comme faire partie d’une grande famille. On peut échanger avec tous les membres, peu importe leur statut, et obtenir leur soutien.

Ce poste constitue un contrat d'un an pour un remplacement de congé de maternité avec possibilité de permanence ensuite.

Responsabilités

• Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur et le gérant de projet
• Produire et assurer le suivi de la documentation d’ouverture de projet
• Tenir à jour la liste des intervenants du projet
• Rédiger les contrats aux sous-traitants et en assurer le suivi
• Assurer le suivi et l’obtention des documents contractuels
• Effectuer la mise à jour des plans et devis dans Procore
• Transmettre les livrables auprès des sous-traitants et des professionnels et en assurer le suivi (dessins d’atelier, fiches techniques)
• Mettre à jour les directives et les plans sur la plateforme collaborative
• Créer les évènements de changements en lien avec la directive et en assurer le suivi
• Envoyer et faire le suivi des demandes de prix aux sous-traitants en lien avec les directives
• Transmettre des requêtes de changements au client
• Préparer et transmettre des changements aux sous-traitants
• Préparer et envoyer des bons de commandes
• Jumeler les factures et les bons de commandes à travers un logiciel spécialisé
• Produire des rapports de suivi hebdomadaires/mensuel en fonction des besoins
• Mise au propre et distribution des minutes de réunion lorsque requis
• Préparer la liste des documents de fin de projet et colliger le tout
• Maintenir un système de classement effectif
• Effectuer diverses tâches administratives (rédaction de lettre, mise en forme, correction)
• Possibilité de travailler sur un chantier et d’effectuer des tâches en lien avec les besoins de l’équipe mobilisée
• Remplacement à la réception (heure du lunch)
• Participer à l’amélioration des processus Procore en lien avec les tâches administrative
• Participer à l’élaboration et au suivi des demandes de paiement (si requis vs projet)
• Autres tâches connexes reliés au poste

Qualifications

• Certificat en secrétariat ou domaine connexe;
• Avoir une notion d’un environnement de travail corporatif;
• Connaissance dans le domaine de la construction est un atout;
• Avoir un grand sens d’organisation et de gestion des priorités;
• Savoir s’adapter au changement et faire preuve de polyvalence;
• Bonne connaissance parlée et écrite de la langue française et anglaise;
• Bonne connaissance de Microsoft Office (Word, Excel) et Procore (un atout).

Compétences

• Tolérance au stress
• Sens des responsabilités
• Communication interpersonnelle
• Communication organisationnelle
• Travail d'équipe
• Sens des priorités
• Souci de la qualité

*L'utilisation du genre masculin a pour but d'alléger le texte.