Adjoint(e) administratif(ve)

TU SOUHAITES TE JOINDRE À UNE ENTREPRISE DE GRANDE ENVERGURE DANS LAQUELLE TA CONTRIBUTION SERA RECONNUE? LIS LA SUITE, CETTE OFFRE EST PARFAITE POUR TOI!

Nous recherchons activement un adjoint administratif pour emploi temporaire allant jusqu'au 21 mai 2027 afin de supporter la Direction des ressources informationnelles dans les tâches cléricales et dans la rédaction et la production de matériel de communication et d’information.

POURQUOI MONTER À BORD?

• 37,5 heures par semaine
• Congés payés durant la période des Fêtes et semaines de vacances anticipées
• Assurance collective (médicament, dentaire, vision, etc.)
• Programme d’aide aux employés gratuit et disponible pour toute la famille
• Régime de retraite avec cotisation de l’employeur
• Bonification de rétention
• Mode de travail hybride
• Possibilités d’avancement de carrière
• Équipements de travail fournis
• Club social et événements d’entreprise
• Bel environnement maritime au cœur du Vieux-Port de Québec

TES TALENTS SERVIRONT À RELEVER LES DÉFIS SUIVANTS :

Gestion administrative et coordination :

• Gérer les agendas de la direction du département informatique.
• Organiser les déplacements professionnels pour les membres du département informatique.

Réunions, projets et soutien organisationnel :

• Organiser et effectuer le soutien administratif lié aux réunions et projets informatiques, incluant la planification des rencontres, la réservation de salles, la préparation de documents et la prise de notes.
• Collaborer avec le chargé de projets afin d’assurer un suivi étroit des avancements.
• Collaborer avec d'autres départements pour assurer la cohérence et l'efficacité des opérations informatiques dans toute l'entreprise.
• Collaborer avec les différents fournisseurs pour assurer la cohérence et l'efficacité des projets.

Communications et documentation :

• Gérer les communications internes et externes et traductions pour la DRI (messages urgents, courriels, appels téléphoniques, courrier, etc.).
• Archiver et gérer de la documentation technique et administrative.
• Préparer des documents et rapports pour la haute direction (synthèses, recommandations, justifications).

Formation et soutien aux utilisateurs :

• Coordonner des activités de formation informatique pour le personnel, en collaboration avec l'équipe de support.

Gestion financière, budgétaire et dépenses :

• Effectuer le suivi des budgets du département informatique et préparation des rapports financiers.
• Gérer la facturation avec les payables.
• Gérer les comptes de dépenses DRI.

Achats, contrats et inventaire :

• Gérer les demandes d'achat de logiciels, matériels et services informatiques et suivi d'inventaire, en coordination avec le gestionnaire de l'équipe de support.
• Procéder au suivi des contrats de location, de renouvellement de licences, d'achat de logiciel et matériel, frais de consultants, certification, nom de domaines, en collaboration avec le département juridique.

Opérations TI, mises à jour et soutien technique :

• Assister dans la planification et la coordination des mises à jour logicielles et matérielles, en collaboration avec l'équipe d'administrateurs système.
• Offrir le soutien administratif spécifique à l'équipe de support, tel que la préparation de rapports d'activité ou la gestion des plannings d'astreinte, en collaboration avec le gestionnaire de l'équipe de support.

Sécurité informatique et gestion des accès :

• Soutenir dans la coordination des activités de sécurité informatique, y compris la gestion des accès et des autorisations, en collaboration avec l'équipe d'administrateurs système.

Gouvernance, processus et planification TI :

• Participer à la révision et l’amélioration des processus · Contribution à l’élaboration, la mise à jour et la diffusion des politiques et cadres de gouvernance TI.
• Contribuer à la planification à moyen et long terme des initiatives TI (ex. plans sur 3 ans, priorisation des projets).

• Participer et apporter son soutien aux activités prévues au système de gestion de la santé, sécurité et environnement.

NOTRE COLLÈGUE IDÉAL POSSÈDE :

• DEP en secrétariat ou autre formation pertinente
• Entre un (1) et cinq (5) ans d'expérience dans ce rôle ou dans un rôle similaire
• Très bonne maîtrise de la Suite Office
• Sens des priorités, autonomie et débrouillardise
• Bonnes aptitudes communicationnelles
• Sens du service à la clientèle
• Langues : niveau avancé en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Fondée en 1972, Groupe Océan est une entreprise florissante, inspirante et qui a le vent dans les voiles! Leader de l’industrie maritime canadienne, notre succès se fonde sur notre capacité à innover, notre volonté de toujours aller de l’avant et la diversité de nos services. Que ce soit du remorquage portuaire, des travaux maritimes, de la construction ou de la réparation navale, nous sommes très fiers des réalisations de notre main-d’œuvre spécialisée. Au sein de nos différentes équipes, nous retrouvons des employés dynamiques, passionnés et animés par une volonté de faire une différence. Nous favorisons un milieu de travail sain, sécuritaire et respectueux de notre environnement, reflétant ainsi nos valeurs d’excellence, d’intégrité et de respect.

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OcéanMC et Groupe OcéanMC ainsi que les logos/dessins y afférents sont des marques de commerce de 9538-7742 Québec inc. employées sous licence. 

Tu as besoin d'aide pour postuler? Rejoins-nous ou envoie ta candidature par courriel à go@groupocean.com, ou par message texte au 367-321-8817.